Retningslinjer vedr. økonomi i FDF

Vedtaget af hovedbestyrelsen den 14. marts 2015, med ikrafttrædelse samme dato.

Indledning

Dette notat indeholder retningslinjer og procedurer for økonomisk rapportering, herunder økonomisk årshjul for Landsforbundet FDF.

Der beskrives beslutningshierarkier samt angives beløbsrammer for ledelse og ansatte ned i organisationen. Herudover beskrives kontrolmiljøet i FDFs økonomi herunder forventninger til hhv. politisk og daglig ledelse, kasserer, intern og ekstern revisor samt ansattes opgaver og forpligtelser.

Dokumentet gennemgås i ulige år ifm. ny forretningsorden for FDF.

FDFs vedtægter

  • vedtægterne ændres og vedtages på FDFs landsmøde, ultimo i lige år.
  • De til enhver tid gældende vedtægter ligger på FDFs hjemmeside.

FDFs forretningsorden

  • Forretningsordenen godkendes hvert andet år af den nyvalgte hovedbestyrelse efter afholdt landsmøde

Økonomi- og ledelsesfunktioner

Følgende personer og persongrupper har med FDFs økonomi at gøre.

  • Kasserer
  • Generalsekretær
  • Administrationschef
  • Udviklingschef
  • Centerleder
  • Landslejrchef
  • Økonomimedarbejdere

FDFs ledergruppe udgøres af alle ansatte med personaleansvar.

Landslejrchefen dog som en undtagelse.

FDFs Økonomirapportering

Der rapporteres om økonomi til interessenter ud fra flg. retningslinjer.

  • FDFs ledergruppe og FDFs kasserer modtager pr. efterspørgsel en balance pr. ultimo mdr. fra FDFs bogholderi. Ledergruppen behandler altid økonomi på deres månedlige møder.
  • FDFs hovedbestyrelse modtager på kvartalsniveau en budgetopfølgning indeholdende oversigt med resultat ÅTD samt forventet årsresultat, herunder detaljering af udvalgte driftskonti, bl.a. personale, medier, udvalg/handlingsplan og centerdrift. I budgetopfølgningen vil også indgå detaljering af udvalgte balancekonti ÅTD, herunder henlæggelser, lang- og kortfristet gæld, indsamlingsmål, medlemsstatus, tilgodehavender samt prognoser for forbundets likviditet.
  • FDFs kredse har adgang til de seneste årsregnskaber på området økonomiske nøgletal på FDFs hjemmeside. FDFs kredse har adgang til den løbende budgetopfølgning via de åbne HB bilag på FDFs hjemmeside. Disse indeholder resultatopgørelse ÅTD og kommentararket.

Økonomisk årshjul

FDFs økonomi i et årsperspektiv.

FDF regnskabsår følger kalenderåret.

Årshjulet startende i januar er som følger:

RAMMER OG BEFØJELSER

Beføjelser og økonomiske rammer

Herunder beskrives FDFs beslutningshierarki samt med angivelse af rammebeløber fra FDFs ledelse til de enkelte ansatte i organisationen. Ansattes kontrakter skal referere til dette bilag såfremt en ansat har økonomisk forpligtende beføjelser.

Dokumentation af omkostninger og forpligtelser

HBs referater skal være skarpt formuleret på, hvad HB med deres vedtagelse giver tilladelse til og/eller hvad de tager til efterretning. Indstillingsformuleringer fra HB bilag skal kopieres ind i referaterne. Det skal fremgå af referatet, hvis en ansat eller en folkevalgt har fået en bemyndigelse til at indgå en forpligtende aftale, med angivelse af den økonomisk ramme, der gives beføjelse til. 

Der skelnes mellem begreberne omkostning og forpligtelse.

Omkostning forstået som en engangsbetaling for en ydelse eller et produkt, fx anskaffelse af solfanger til en ejendom, køb af kopiudstyr, indgåelse af fastprisaftale på et håndværksarbejde.

Forpligtelse forstået som en løbende omkostninger hen over tid, eksempelvis en kontrakt, leasingaftale, husleje mv.  

Budgetlægning og -styring

Budgetterne styres fra de to-årige landsmøde budgetter og ned på års-niveau, afdeling/konto samt enkelt projekt- og arrangements niveau.

Landsmøde- og års budgetter:

Vedtages for to-årige perioder af Landsmødet. HB er forpligtet til at følge disse budgetter. Afvigelser skal fremgå af løbende budgetopfølgning og regnskabs aflæggelse. Ved periodeforskudte omkostninger hen over flere år, er det FDFs kasserer samt én fra FDFs ledergruppe, der kan indgå aftale herom. Dette bør fremgå af ledelsesberetningen ifm. regnskabs aflæggelsen. Budgetønsker indsamles af FDFs ledergruppe og kasserer frem mod landsmøderne i lige år.

Afdelings budgetter:

FDFs kontoplan skal være budgetmæssig forankret på én fra FDFs ledergruppe.

Eneste undtagelse er FDFs landslejr hvert femte år, som forankres på landslejrens kasserer.

Fordelingen er som følger:

Nummer

Navn

Budget ansvar

100000

Indtægter

Generalsekretær

200000

Personale

Generalsekretær

300000

Aktiviteter

Udviklingschef

400000

Ejendomme

Centerleder

500000

Kurser og møder

Generalsekretær

600000

Ledelse og administration

Administrationschef

800000

FDF landslejr

Landslejrchef

Projekt- og arrangementsbudgetter:

Der skal altid lægges budget for et arrangement, et projekt, et center mv. Den budgetansvarlige fra ledergruppen indsamler ønsker og fastlægger budget for sit område hvert år. Den budgetansvarlige fra ledergruppen skal indhente og godkende delbudgetter samt godkende eventuelle afvigelser.

Budgetrammer:

Når der foreligger et godkendt budget eller en godkendt budgetramme, kan den ansatte budgetansvarlige disponere indenfor denne ramme uden at indhente godkendelse fra ledelsen.

Ledelsesmæssig fordeling af udvalg:

Byggetipsudvalget

Centerleder

Friluftsudvalget

Generalsekretær

IT udvalg

Administrationschef

Internationalt udvalg

Generalsekretær

Landslejrudvalg

Landslejrchef

Kristendomsudvalget

Generalsekretær

March & lejr udvalget

Udviklingschef

Orkesterudvalg

Udviklingschef

Seniorfestival

Udviklingschef

Tamburkorpsudvalget

Udviklingschef

Væbnermesterskab

Udviklingschef

Missionsprojekt

Generalsekretær


Beslutningshierarki

Det formelle beslutningshierarki i FDF er følgende: 

  1. FDFs landsmøde
  2. FDFs hovedbestyrelse
  3. FDFs forretningsudvalg
  4. FDFs generalsekretær
  5. FDFs administrationschef, FDFs udviklingschef, FDFs centerleder, samt FDFs landslejrchef
  6. FDFs medarbejdere og/eller frivillige nøglefolk med reference til FDFs ledelse

Disse niveauer får angivet beløbsrammer samt områder indenfor hvilke de kan disponere på FDFs vegne. Overskrides disse rammer eller områder skal niveauet over på forhånd godkende og attestere på forpligtelsen. Der skal medgå en høj grad af skriftlighed i disse godkendelsesprocesser, dvs. at der som minimum skal ligge godkendelse i form af mail men helst en direkte attestation. 

Beføjelser og økonomiske rammer:

Såfremt der foreligger en godkendt budgetramme skal denne matrix kun tages i brug, når der er tale om overskridelse af et i forvejen godkendt budget.

Internt kontrolmiljø

Risikoen for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl medtænkes i FDFs forhold på økonomiske dispositioner. Således skal der altid to ansatte til at udbetale penge for FDF.

For at sikre en ensartethed hele vej ned gennem organisationen opererer vi med begreberne attestant og godkender i alle situationer, hvor der er penge i omløb.

 

Attestanten er den person, der har stillet opgaven og dermed via sin attestation kan stå inde for den leverede ydelse, herunder mængde, kvalitet og beløb, fx en udvalgsformand, en kursusleder, et projektmedlem, en ansat medarbejder.

Godkender er den person, der via sin kontrakt eller sit kommissorium og dermed budget kan påføre FDF udgifter, fx en udvalgsformand eller en kursusleder med budgetansvar og én fra FDFs ledergruppe.

 

Aftaler og kontrakter skal altid attesteres af minimum to personer, både en attestant og en godkender. Ved omkostninger eller forpligtelser over 25.000 kr. skal godkenderen altid være én fra FDFs ledergruppe, dog undtaget ved landslejre, hvor godkenderen altid skal være landslejrens kasserer.


Afvigelse af dobbelt godkendelse kan ske når:

  • der foreligger en af den budgetansvarlige godkendt budgetramme, hvor der disponeres indenfor.
  • der er tale om udvalgsudgifter indenfor nogen fastlagte beløbsrammer og/eller kategorier.


Den ene attestation kan være elektronisk i form af en email som i sådanne tilfælde printes og vedhæftes udgiftsbilaget.

  

Retningslinier og vejledning for frivillige funktioner i FDFs økonomi

FDFs Forretningsudvalg – subsidiært kassereren

Forretningsudvalget, underforstået kassereren, følger på hovedbestyrelsens vegne landsforbundets økonomi og er overfor hovedbestyrelsen og landsmødet ansvarlig for udarbejdelse/aflæggelse af landsforbundets budgetter og regnskaber. Kassereren deltager i alle væsentlige økonomiske afgørelser.

Kassererens opgaver og ansvar:

  • Udarbejder landsmødebudget i tæt samarbejde med FDFs ledergruppe og udvalgte aktører, frivillige som ansatte.
  • Godkendelse af projekt- og arrangementsbudgetter på større lejre, projekter og/eller initiativer.
  • Modtage månedlige kommenterede balancer udsendt af FDFs økonomiansvarlige med henblik på udarbejdelse af budgetopfølgning til hovedbestyrelsen i samarbejde med administrationschefen og FDFs bogholderi.
  • Politisk ansvarlig for Landsforbundets økonomi herunder prioriteringer og investeringer samt udarbejdelse af årsregnskabet med ledelsesberetning til FDFs ejerkredse.
  • Deltagelse i relevante møder herunder HB møder, FU møder, regnskabsmøder, møder med revisorer, møder med eksterne partnere eller andre repræsentative møder.

FDFs interne revisor

FDFs interne revisor vælges på FDFs Landsmøde og sidder for 2 år ad gangen. Den interne revisor varetager overfor FDFs øverste myndighed landsmødet, funktionen med at kontrollere driften af Landsforbundet. Den interne revisor sikres adgang til samtlige referater og bilag fra HB møder for at kunne udføre sit hverv.

Opgaver og ansvar:

  • Kontrollere at landsmøde vedtagne beslutninger og budgetter overholdes samt at hovedbestyrelsen træffer beslutninger indenfor disse rammer.
  • Kontrollere at budgetafvigelser indenfor både drift og udvikling behandles på hovedbestyrelsens møder samt at beslutninger og bevillinger føres til protokol og dermed fremgår af hovedbestyrelsens referater.
  • Kontrollere at Landsforbundets Grundlov og Forbundsvedtægter overholdes, samt at beslutninger i hovedbestyrelsen holdes indenfor disse rammer.

Den interne revisor påtegner Landsforbundets regnskab, og bekræfter herved at have orienteret sig om Hovedbestyrelsens beslutninger og Landsforbundets drift. Der tages referat fra de årlige regnskabsmøder hvor også den interne revisor kan sætte punkter på dagsordenen. Såfremt der er forhold/beslutninger, som den interne revisor påpeger er taget udover Hovedbestyrelsens beføjelser, meddeles dette FDFs formand og kan i sidste ende frembringes på Landsmødet.

Opgaver og forpligtelser for FDFs eksterne revisor fremgår af det til hver en tid gældende revisionsprotokollat som ajourføres årligt ifm. årsregnskabs afslutningerne.