Retningslinjer vedr. hovedbestyrelsens åbenhed

Vedtaget af hovedbestyrelsen den 24. januar 2015 med ikrafttrædelse samme dato.

Åbenhed

  • Dagsorden vil som udgangspunkt indeholde debatter og temadrøftelser, hvor gæster udefra er velkomne.
  • Det tilstræbes at invitere gæster, herunder relevante ressourcepersoner til at bidrage med viden og input ind til HB-bordet.
  • Hovedbestyrelsens arbejde synliggøres med en tydelig kommunikation af beslutninger og fokusområder via relevante kanaler.


Dagsorden

  • Gøres tilgængelig ugen op til et hovedbestyrelsesmøde både i den skematiske form supplereret af en mere prosaagtig FDF-nyhed. Nyheden indeholder de punkter, som det kan være relevant at omtale – uanset om punktet er på den åbne del af dagsordenen eller vedrører hovedbestyrelsens egen behandling.


Bilag

  • Bilag skal være tydeligt kontekstualiseret, så det fremgår, hvor i processen et bilag er.
  • Åbne bilag udsendes først efter mødets afholdelse medmindre det drejer sig om bilag der relaterer sig til en åben temadrøftelse. Disse udsendes inden mødet, så gæster får mulighed for at forberede sig ved at læse relevante bilag.
  • Åbne bilag gøres tilgængelige sammen med referatet på FDFs hjemmeside. Den ansvarlige for en beslutning eller en proces skal som en del af indstillingen give et bud på, hvordan og hvornår der kommunikeres (evt. med hjælp fra FDFs kommunikationsfolk). Når det er nødvendigt drøftes kommunikationsplanen enten på forretningsudvalgs- eller hovedbestyrelsesmødet.


Referatet

  • Efter hovedbestyrelsesmødet gennemgås referatet af generalsekretær og mediekonsulent og justeres med henblik på at højne forståelsen hos folk, der ikke har deltaget i mødet.


Anden kommunikation af beslutninger og strategier

  • I forlængelse af en beslutning drøftes, hvad der skal kommunikeres, hvem der har ansvaret, og hvornår det skal ske.
  • Efter et hovedbestyrelsesmøde gennemgås punkter og bilag for at sikre, at der bliver kommunikeret om relevante beslutninger, og at relevante bilag bliver klargjort til offentliggørelse.
    Dette kan følges af en FDF-nyhed, der forklarer baggrunden for beslutningen og næste skridt.
    Medmindre andet aftales sikres ovenstående af generalsekretæren.
    Afsender for nyheder fra hovedbestyrelsens beslutninger, bør i udgangspunktet være hovedbestyrelsen selv.


Strategier, principper og retningslinier

  • Vedtagne strategier, principper og retningslinier færdigskrives og protokolleres efter et HB møde. Herefter lægges de tilgængelige samlet på FDFs hjemmeside.


Hovedbestyrelses individuelle opgaver og ansvar

  • Hovedbestyrelsen præsenteres på FDFs hjemmeside, hvor man kan se HB-medlemmernes permanente arbejdsopgaver og repræsentationer og deres kontaktdata. Der henvises her også til FDFs officielle repræsentationer.