Medlemsbekræftelse

Inden medlemsbekræftelsen indsendes, skal kredsen kunne dokumentere, at medlemmers kontingentbetalinger lever op til ovenstående krav. Hvordan det dokumenteres, afhænger af, hvordan kredsen modtager kontingentbetalinger.

• Hvis kontingentet er betalt via Medlemsservice, er den nødvendige dokumentation for et meste på plads uden yderligere.
• Hvis kontingentet er overført til en bankkonto eller via MobilePay, og medlemmets fulde navn eller medlemsnummer er angivet som reference, er et kontoudtog fra banken eller et udtræk fra MobilePay-systemet som regel nok. Hvis betalingerne for eksempel identificeres med lokale ID-numre, kan en liste over disse ID-numre koblet med en medlemsliste ofte bruges som dokumentation. Læs mere om dokumentation fra MobilePay her.
• Hvis kontingentet er betalt via girokort, afhænger dokumentationen af den type girokort, der er brugt. Hvis kredsen modtager scanninger af girokortene, er kopier af disse sædvanligvis nok. Hvis girokortene har fortløbende løbenumre, som angives på kontoudtoget, kan en liste over løbenumrene koblet med en medlemsliste ofte bruges som dokumentation.
• Hvis kontingentet er betalt kontant, kan en kopi af et dags-dato-bilag eller anden form for kvittering dokumentere betalingen, hvis der fremgår tilstrækkelige oplysninger om betalingen.

For alle kontingentbetalinger, der er sket udenom Medlemsservice, er det et godt udgangspunkt for dokumentationen, at kredsen samler de lister og materialer, der er blevet brugt til at identificere de enkelte betalinger.

• Undgå betalinger i det forkerte år
  Kun betalinger, der kommer i samme år, som kontingentet vedrører, kan tælles med, når et medlem skal bekræftes. Hvis betalingen fx først falder 3. januar, kan medlemmet altså ikke bekræftes. Sørg derfor for at følge op på manglende betalinger i god tid inden årsskiftet.
• Undgå kontantbetalinger
  Forbundskontoret fraråder kontantbetalinger, fordi de er vanskelige at dokumentere. Hvis en kontantbetaling i et enkeltstående tilfælde er nødvendig, skal der laves en dags dato-kvittering med tydelig information om betalingen og underskrift fra både betaleren og modtageren af pengene.
• Opkræv kontingent halvårligt
  FDF kan få tilskud for alle medlemmer, der har haft minimum tre måneders medlemskab indenfor året. Udmeldte medlemmer kan altså også tælles med, hvis de har betalt for en periode i løbet af året, fx foråret. Derfor anbefaler forbundskontoret, at kredse opkræver kontingent minimum to gange årligt, så medlemmer, der bliver meldt ud over sommeren, kan tælles med.
• Lad ikke kontingentperioder krydse et årsskifte
  For at det er tydeligt i hvilket kalender år en kontingentperiode ligge i, må perioden ikke gå henover et årsskifte. Det er problematisk at opkræve kontingent i august for hele det følgende år frem til næste sommerferie, og forbundskontoret anbefaler i stedet at lade kontingentperioder følge kalenderåret.
• Opret dedikeret salgssted i MobilePay
  Hvis kredsen bruger MobilePay til kontingentopkrævning, anbefaler forbundskontoret, at kredsen opretter et selvstændigt “salgssted” (med sit eget 5-cifrede nummer) udelukkende til kontingent og giver det navnet “Kontingent FDF Kredsnavn”. Det er gratis og simpelt at oprette ekstra salgssteder, og det gør dokumentation af kontingentbetalinger langt lettere. Læs mere om dokumentation fra MobilePay her.

Hvis kredsen benytter Medlemsservice til opkrævning af kontingent:

• Sæt hak ved alle de medlemmer, hvor der står et beløb på mindst 75 kr. – det er ofte næsten alle!
• Sæt hak ved de medlemmer, hvor I kan dokumentere, at der er betalt mindst 75 kr. i kontingent
• Fjern hakket ved de medlemmer, hvor kontingentet er betalt af fx kommunen eller Broen
• Fjern hakket ved medlemmer, der bor i udlandet
• Overvej grundigt, om hakket skal fjernes ved andre, fx fordi kontingentbetalingen ikke har været personlig, eller betalingen ikke kan dokumenteres tilstrækkeligt

Hvis kredsen IKKE benytter Medlemsservice til opkrævning af kontingent:

• Sæt hak ved de medlemmer, hvor I kan dokumentere, at der er betalt mindst 75 kr. i kontingent
• Fjern hakket ved de medlemmer, hvor kontingentet er betalt af fx kommunen eller Broen
• Fjern hakket ved medlemmer, der bor i udlandet
• Overvej grundigt, om hakket skal fjernes ved andre, fx fordi kontingentbetalingen ikke har været personlig, eller betalingen ikke kan dokumenteres tilstrækkeligt

Læs afsnittet “Krav til dokumentation” for at være sikker på, at kontingentbetalingerne kan dokumenteres tilstrækkeligt, inden medlemmerne bekræftes.

I bekendtgørelsen om ydelse af driftstilskud til landsdækkende børne- og ungdomsorganisationer er det fastlagt, at et kontingent er personligt, når det er betalt af medlemmet selv eller medlemmets forældre, værge eller stedforældre.

Hvis kontingentet er betalt gennem Medlemsservice, skal betaleren altså enten være medlemmet selv eller være registreret med en af følgende relationer til medlemmet:

• Forælder
• Bonusforælder
• Værge