Hovedbestyrelsen igangsætter arbejdet med nyt medlemssystem

Hovedbestyrelsen søger frivillige til en arbejdsgruppe for et kommende nyt medlemssystem. Kredsene opfordres samtidig til at indsende input og ønsker.

11. Feb 2021
Mia Fanefjord Hansen
Foto: Rieke Poppe

Landsmødet bevilgede i november en budgetramme til et nyt medlemssystem som erstatning for det nuværende medlemssystem, Carla, der efterhånden har mere end ti år på bagen. FDFs hovedbestyrelse vedtog på sit møde i januar at igangsætte en proces, der skal lede frem mod indkøb, opsætning og udrulning af et nyt medlemssystem til glæde for både kredse og landsforbundet.

Arbejdsgruppe skal drive processen

Til at sætte gang i arbejdet nedsætter hovedbestyrelsen i første omgang en intern arbejdsgruppe, der får til opgave at:

  • Afdække markedet for brugbare medlemssystemer
  • Udarbejde en prioriteret ønskeliste til et medlemssystem
  • Inddrage kredse og landsdele i arbejdet
  • Udarbejde en intern tids- og implementeringsplan
  • Udarbejde et samlet løsningsforslag, der skal godkendes af hovedbestyrelsen

 

Arbejdsgruppen kommer til at bestå af hovedbestyrelsesmedlemmerne Emil Gaarde og Lise Aslak Jensen, en eller to frivillige fra kredsene samt to medarbejdere fra forbundskontoret. Som udgangspunkt ledes der efter en eller to frivillige, der bestrider rollen som kredsadministrator, kredsleder, kredskasserer eller på anden måde har erfaring med og indblik i kredsens medlemsregistrering og administrative processer – og som har lyst til at bidrage til arbejdet og har mulighed for at lægge en frivillig arbejdsindsats i projektet over de næste 1-2 år. Da arbejdsgruppen ikke selv skal programmere eller udvikle et medlemssystem, er det ikke et krav, at du er uddannet IT-ingeniør eller betragter dig selv som IT-nørd for at kunne være med i arbejdet. Det er lige så vigtigt, at du sammen med resten af arbejdsgruppen kan være med til at sikre en effektiv kobling til virkeligheden og de administrative krav i en helt almindelig FDF-kreds.

Vær med i arbejdsgruppe

Hvis du tænker, at det kunne være noget for dig at være med i arbejdsgruppen, skal du sende en mail til forbundskontoret på FDF@FDF.dk med fem linjer om dig selv, din baggrund og din motivation for at ville være i arbejdsgruppen. Fristen for at melde sig til arbejdsgruppen er mandag d. 1. marts kl. 12.

Første møde i arbejdsgruppen afholdes online d. 9. eller 11. marts om eftermiddagen eller aftenen, og derefter planlægger vi sammen det videre arbejde. Det er ikke et ultimativt krav, at du kan deltage i det første møde, men angiv gerne i mailen, hvis en af dagene passer dig bedre end andre.

Ring gerne til forbundskontoret for en uforpligtende snak, inden du melder dig. Kontakt administrationschef Jakob Harbo Kastrup (tlf. 41 73 11 60) eller Anders Klostermann Hansen (tlf. 41 73 11 61).

Ønsker og ideer fra kredse

Arbejdsgruppen er ikke den eneste mulighed for at præge og deltage i arbejdet med medlemssystemet.

Kredse, der har ønsker eller ideer til et kommende medlemssystem, opfordres til at sende dem i en mail til forbundskontoret på FDF@FDF.dk senest d. 1. marts, så de kan tages med til arbejdsgruppen helt fra starten.

En del af opdraget til arbejdsgruppen er at afdække mulighederne for at koble bl.a. ind- og udmeldelser, medlemsregistrering, kontingentopkrævning, tilmeldinger, børneattestregistreringer, kredsregnskaber og muligvis flere processer sammen i ét og samme system, så FDF ikke blot køber et Carla 2.0, men samlet set udbygger paletten af administrative IT-værktøjer til glæde for kredsene.

I den forbindelse har arbejdsgruppen fået til opgave at arbejde med en prioriteret ønskeliste over funktioner, som i dialog med en udbyder forfines og fastholdes i en løsningsbeskrivelse. Arbejdsgruppen kan derfor ikke garantere, at alle ønsker og ideer kan opfyldes, men de tages med i det videre arbejde.

Når og hvis arbejdsgruppen har brug for yderligere input, kan det sagtens være at kredsene igen på et senere tidspunkt spørges til input og ideer. I forbindelse med arbejdet kan arbejdsgruppen muligvis også få brug for et lidt mere aktivt brugerpanel eller en inputgruppe at spille bold opad efter behov. Hvis du allerede nu ved, at du gerne vil deltage i et brugerpanel/inputgruppe, så skriv det gerne i mailen med gode ideer og input. Så vender arbejdsgruppen tilbage, når og hvis det bliver aktuelt.

Brug fortsat Carla til medlemsregistrering

Det er endnu ikke muligt at oplyse en endelig tidsplan for projektet. Den skal fastsættes af arbejdsgruppen og godkendes af hovedbestyrelsen i dialog med en eventuel udbyder og skal tilpasses både landsforbundets og kredsenes virkelighed. Selvom vi inden for en overskuelig årrække kan se frem mod en udfasning af Carla, er det vigtigt, at alle kredse stadig vedligeholder og ajourfører deres medlemsdata i Carla. Det er der bl.a. to gode grunde til:

  1. Der skal efter al sandsynlighed også indberettes medlemmer i Carla i januar 2022.
  2. Kvaliteten af de medlemsdata vi vil kunne flytte over i et nyt system afhænger af kvaliteten af de registreringer, der ligger i det gamle system, Carla.

Arbejdsgruppen og forbundskontoret vil løbende holde alle kredse opdateret i forhold til, hvordan arbejdet skrider frem, samt hvordan og hvornår kredsene forventes at kunne tage et nyt system i brug.