Særligt for udvalgsformænd og kursusledere

Som udvalgsformand, kursusleder eller anden økonomiansvarlig er det dig der skal kontere og godkende dine udvalgsmedlemmers eller medarbejderes udlæg.

I den forbindelse skal du bl.a. være opmærksom på følgende:

• Det er forbundskontoret der opretter dit projekt, de konti du kan kontere på og dig som projektadministrator/godkender. Kontakt meget gerne administrationschef Stefan Buntzen for at få oprettet jeres udvalg eller kursus.
• Du kan oprette underkonti, til de hovedkonti, som forbundskontoret har oprettet til projektet
• Du kan selv tilføje udvalgsmedlemmer eller medarbejdere, som kan afregne udgifter på dit projekt ved at klikke på "antal brugere" på projektforsiden. Tast deres fulde navn eller e-mailadresse og tilføj dem. Hvis ikke de allerede er oprettet som Impensabrugere modtager de en e-mail med link til at oprette sig.
• Når du modtager et bilag til godkendelse fremgår det af dit dashboard - klik 'gå til nem kontering' for at behandle bilaget
• Hvis du ønsker at godkende bilaget skal du kontere det før du kan godkende det. Det sker ved at klikke på 'tilføj'. En bon kan godt deles op på flere konti, hvis der f.eks. både er købt materialer og forplejning på samme bon.
• Alle boner og kørsler på én afregning skal konteres før en afregning kan godkendes.
• Husk at en bon skal være læselig før du må godkende den. Læs også om kravene til boner og bilag her
• Hvis du ikke kan godkende en afregning skal du skrive og sende en kommentarer om hvorfor og derefter skal du sende den tilbage til afsenderen ved at klikke på de tre prikker oppe i højre hjørne og klikke 'send udgift tilbage'.
• Du kan ikke selv kontere og godkende dine egne afregninger i Impensa. Der skal derfor udpeges en økonomiansvarlig eller en fra FDFs ledergruppe til at godkende dine udlæg.