Sådan fungerer Impensa

Du skal oprette en konto

For at kunne afregne udlæg skal du have oprettet en konto på Impensa.dk. Det kan være du allerede har modtaget en invitation, fordi du er blevet tilknyttet som bruger på et projekt.

Når du opretter en konto bedes du huske følgende:

  • Brug dit fulde navn og angiv korrekte kontaktoplysninger
  • Anvend altid den mailadresse, som også står i Carla og som du bruger til at kommunikere med FDF, når du f.eks. tilmelder dig et arrangement via Flexbillet. Få evt. din kredsadministrator til at opdatere din mail i Carla, hvis der står en forkert mailadresse.
  • Vær omhyggelig med at skrive dit rigtige bank-kontonummer, så vi ikke overfører til en forkert konto. Skriv altid registreringsnummeret først efterfulgt af bindestreg og kontonummeret (f.eks. 1234-567890).

 

Hvis du har glemt dit kodeord eller ikke har modtaget en mail med link til at oprette en konto kan du få adgang ved at taste, at du har glemt dit kodeord via log ind menuen.

Du skal være tilknyttet et aktivt projekt

For at kunne bruge systemet skal du være tilknyttet et aktivt projekt i Impensa. Hvis du ikke er det fremgår det når du prøver at oprette en afregning via "udgiftsmenuen". Du kan godt have en konto og se dine gamle afregninger selvom du ikke pt. er med i et aktivt projekt.

Hvis du ikke er tilknyttet et projekt, men har en udgift du skal have refunderet, skal du kontakte din udvalgsformand, kursusleder eller forbundskontoret, der kan hjælpe dig med at blive tilknyttet et aktivt projekt.

Når du uploader bilag

  • Du skal så vidt muligt samle alle dine afregninger fra samme møde eller projekt under samme overskrift, hvor det er muligt at koble flere boner og kørsler på samme afregning - klik på 'tilføj bon' eller 'tilføj kørsel'.
  • Angiv tydeligt hvilket møde eller aktivitet du har deltaget i, herunder hvor, hvornår og med hvem
  • Tag et tydeligt billede af din bon, billet eller kvittering eller find den i PDF-format på din computer og upload den.
  • Tryk 'gem' og 'send', når du ikke har flere boner eller rettelser til din afregning. Den er først indsendt til godkendelse, når du har trykket 'send'.
  • Når din udvalgsformand eller kursusleder har konteret og godkendt dit udlæg, vil det fremgå som værende 'godkendt'
  • Når forbundskontoret har modtaget det godkendte bilag vil det fremgå som 'betalt'. Vær opmærksom på at der herefter kan gå nogle dage før du har pengene på din konto.

 

Lidt om bilag, kvitteringer

  • Du skal vedhæfte en kvittering, faktura eller bon, der som minimum skal indeholde navn på afsender/hvem du har købt varen af, hvad du har købt, dato og endelig pris.
  • Det uploadede bilag skal være tydeligt og læseligt og der må ikke mangle informationer mv. Hvis dit kamera ikke er godt nok, kan du også anvende en scanner.
  • Hvis du har modtaget en kvittering pr. mail så upload den i PDF-format i stedet for f.eks. at tage et billede af det på din computerskærm.
  • Ved brug af f.eks. Brobizz og Rejsekort skal du downloade en specifikation af dine ture i PDF fra selvbetjeningen og uploade det til Impensa.
  • Du bør gemme dine boner, kvitteringer og billetter i originalformat, indtil du har sikret dig at du har modtaget pengene for dem.
  • Forbundskontoret eller FDFs revisor kan stille uddybende spørgsmål til dit bilag eller bede om yderligere dokumentation, også selvom din udvalgsformand har godkendt bilaget.
  • Saml meget gerne alle dine boner og køreture på samme afregning i stedet for at sende dem enkeltvis.

 

Ang. kørsel

  • Ved kørsel i egen bil skal du angive alle til- og fra-adresser samt alle via-adresser, så FDF kan efterprøve kilometertallet til den angivne rute
  • Hvis du kører ud og hjem på to forskellige datoer skal det oprettes som to separate kørsler, under samme afregning (hvis det vedrører det samme arrangement)
  • Ved transport med færge kan det være nødvendigt at registrere det som to ture (1. til færgelejet på den ene side af vandet og 2. fra færgelejet på den anden side), da systemet ellers ikke kan regne ruten og afstanden korrekt.
  • Der kan  i særlige tilfælde vedlægges en udskrift fra en kørebogsapp eller rutebeskrivelse fra Google maps eller lignende. I så fald skal det uploades som en bon og beløbet skal udregnes ud fra den gældende kilometertakst, som fremgår af systemet, når du forsøger at oprette en kørsel.