IT sikkerheds- og slettepolitik

IT sikkerheds- og slettepolitik for FDF Tranbjerg, gældende fra 2019

FDF Tranbjerg har vedtaget denne politik omkring brug af it, og hvordan man omgås data, der indeholder personoplysninger på kredsens medlemmer. Kredsen forventer, at alle frivillige ledere og bestyrelsesmedlemmer overholder denne politik.

Når der starter nye ledere og bestyrelsesmedlemmer i kredsen, introduceres de derfor til kredsens privatlivspolitik og nedenstående it-sikkerheds- og slettepolitik, der som udgangspunkt årligt gennemgås og opdateres på leder- og bestyrelsesmøder.

For at overholde kravene i Persondataforordningen skal personoplysninger opbevares sikkert. For at imødekomme dette krav, har kredsen aftalt følgende politik omkring it-sikkerhed for de frivillige i kredsen, der håndterer eller modtager oplysninger om vores medlemmer. Dette gælder også e-mails, sms'er eller lignende.

Carla:

• Kredsen opbevarer informationer om medlemmerne i "Carla" medlemssystem drevet under Retningslinjer vedrørende fælles dataansvar

DropBox:

• Kredsen opbevares information om møder, egne ture og arrangementer i DropBox folderen "FDF Tranbjerg".
• Kredsen henviser til EUGDPR hos DropBox.
• Tilmeldinger til lejre og ture opbevares i DropBox folderen "FDF Tranbjerg" og ikke i personlige mail arkiv mv.
• Til ture og lejre gemmes kun minimale informationer i DropBox - fornavne og initialer er nok.
• Afbud til møder, ture og lejre slettes umiddelbart efter afholdelsen.
• Kun aktive ledere har adgang til DropBox mappen, dette bestyres af kredslederen.
• Når en leder stopper slettes adgang til DropBox folderen og the ledergruppen på Facebook.

Facebook:

• Kredsen modtager kommunikation som besked på kredsens Facebook-side.
• Når en leder stopper slettes adgang til DropBox folderen og the ledergruppen på Facebook.
• Ledere, bestyrelsesmedlemmer og assistenter har adgang til gruppen ”FDF Tranbjerg ledere”

Beskeder:

• Sms’er, e-mails og øvrige beskeder med personoplysninger om medlemmer der modtages digitalt, så vidt muligt slettes, så snart oplysninger er overført til kredsens arkiv, eller oplysningerne ikke længere er relevante.

Øvrige:

• Hvis man fra kredsen modtager en medlems- eller deltagerliste eller hvis man selv udarbejder den, fordi man er leder for et hold eller på en lejr eller lignende og derfor har brug for den, skal man destruere en eventuel fysisk kopi og slette den fra sine personlige drev og e-mailkonti mv. når man ikke længere skal bruge dem.