GDPR

GDPR- rapport Samlet fortegnelse for FDF Tyrsted-Uth
Senest opdateret: 16.06.2019
Dataansvarlig:
FDF Tyrsted-Uth
Nordrevej 68 – 8700 Horsens.
Kontaktperson:
Bestyrelses formand
Lone Vedel Wagner
lone.wagner@hotmail.com

Kredsleder:
Peter Hansen
28 14 12 37
peterhansen@fdf.dk

Procesbeskrivelser
Administration Bogføring
Formålet er at kunne imødekomme og påvise overholdelse af bogføringsloven, og det vurderes derfor, at
behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra c). Aktiviteten
indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger, CPR-nummer og
bankoplysninger om medlemmer og ledere. Oplysningerne er indsamlet fra både de registrerede og andre.
Oplysningerne slettes 5 år efter endt regnskabsår.
Ekstern Databehandler: Aktiviteten håndteres med ekstern bistand. Der benyttes ikke en ekstern partner.
Kontingentopkrævning: Formålet er at kunne imødekomme og påvise overholdelse af bogføringsloven, og
det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig for, at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1,
litra c). Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger om
medlemmer og ledere. Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Oplysningerne slettes 5 år efter endt regnskabsår.
Ekstern Databehandler: Aktiviteten håndteres med ekstern bistand. Der er indgået datahandleraftaler med
den eksterne part.
Videregivelse Oplysningerne videregives hvert år til Horsens kommune som en del af folkeoplysningsloven
og søgning af tilskud.
Revision: Formålet er at kunne imødekomme og påvise overholdelse af selskabsloven., og det vurderes
derfor, at behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra c).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder bankoplysninger og kontaktoplysninger
på samarbejdspartnerne, kreditorer, debitorer, leverandører, kunder, medlemmer og ledere.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede. Oplysningerne slettes 5 år efter gennemført revision.

Videregivelse: Oplysningerne videregives til revisorer, Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF samt Horsens kommune.
HR Registrering af ledere og indhentelse af børneattest: Formålet er at kunne komme i kontakt med ledere
i kredsen samt sikre indhentelse af børneattest. Kredsen har i henhold til den danske lovgivning samt FDFs
vedtægter pligt til at indhente børneattester for alle ledere, der har direkte kontakt til børn under 15 år, og
det vurderes derfor, at de registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til behandlingen, jf. artikel 9, stk. 2,
litra a). Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger, andre
oplysninger og CPR-nummer om ledere. Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede. Aktiviteten
indebærer behandling af artikel 10-oplysninger, herunder børneattester om ledere. Oplysningerne er
indsamlet fra de registrerede og andre end de registrerede. Oplysningerne slettes 3 år efter kalenderåret
for udmeldelse, og opdateres hvert 2. år i forbindelse med indhentelse af børneattester.
Ledersamtaler: Formålet er at udvikle organisationen og lederne., og det vurderes derfor, at behandlingen
er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f). Aktiviteten indebærer
behandling af artikel 6-oplysninger, herunder andre, kontaktoplysninger om ledere. Oplysningerne er
indsamlet fra de registrerede.
Oplysningerne slettes når lederen slutter i kredsen, og opdateres hvert år ved ledersamtalen.
Medlemsvirksomhed/Medlemsregistrering: Formålet er at kunne komme i kontakt med medlemmer og det
vurderes derfor, at den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til behandlingen, jf. artikel 9, stk. 2,
litra a). Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger og
familiære relationer om medlemmer. Oplysningerne slettes 5 år efter kalenderåret for udmeldelse.
Videregivelse: Oplysningerne videregives til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.
Ekstern Databehandler: Aktiviteten håndteres med ekstern bistand. Der er indgået en aftale om et fælles
dataansvar med den eksterne part Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF (Carla).
Revision af medlemsoplysninger og fremmøde: Formålet er at kunne imødekomme og påvise overholdelse
af kommunale regler og indberetningspligt til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF, og det vurderes
derfor, at behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra c).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder fremmøderegistrering og
kontaktoplysninger på medlemmer og ledere. Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede og andre.
Oplysningerne slettes 5 år efter gennemført revision.
Videregivelse: Oplysningerne videregives til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF og Horsens kommune.
Ekstern Databehandler: Der er indgået en aftale om et fælles dataansvar med den eksterne part Frivilligt
Drenge- og Pige-Forbund, FDF (Carla).
Tilmeldinger til ture og aktiviteter: Formålet er modtage betaling og registrere tilmelding til ture og
aktiviteter, og det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, jf.
artikel 6, stk. 1, litra f) samt artikel 9, stk. 2, litra a). Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-
oplysninger, herunder kontaktoplysninger om medlemmer. Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 9-oplysninger, herunder helbredsoplysninger om medlemmer –
oplysninger om astma, allergi og andre helbredsmæssige forhold, der kan have betydning for aktiviteten.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Oplysningerne slettes 5 år efter aktiviteten af hensyn til bogføringsloven. Oplysninger under artikel 9,
særligt følsomme oplysninger, slettes umiddelbart efter aktivitetens gennemførelse.
Ekstern Databehandler: Aktiviteten håndteres med ekstern bistand. Der er indgået datahandleraftaler med
den eksterne part.
Klasselister og fremmøderegistrering: Formålet er at kunne ringe til forældre og børn i forbindelse med
arbejdet i FDF samt registrere medlemsfremmøde, og det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig
for at forfølge en legitim interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f). Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-
oplysninger, herunder kontaktoplysninger, familiære relationer og andre oplysninger om medlemmer.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede. Oplysningerne slettes når medlemmet melder sig ud eller i
forbindelse med oprykning hvert år.

PR Drift af hjemmeside: Formålet er at kunne markedsføre kredsen og informere om nyheder og
arrangementer til de registrerede, der besøger hjemmesiden, og det vurderes derfor, at den registrerede
har givet sit samtykke til behandlingen, jf. artikel 6, stk. 1, litra a). Aktiviteten indebærer behandling af
artikel 6-oplysninger, herunder browseroplysninger, IP-adresse om medlemmer. Oplysningerne er
indsamlet fra både de registrerede og andre. Oplysningerne slettes ved virksomhedens ophør.
Ekstern Databehandler: Aktiviteten håndteres med ekstern bistand. Der er indgået datahandleraftaler med
den eksterne part Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund.
Håndtering af sociale medier: Formålet er at kunne markedsføre kredsen og informere om nyheder og
arrangementer til de registrerede på de sociale medier, og det vurderes derfor, at behandlingen er
nødvendig for at opfylde en kontrakt, som den registrerede er part i, jf. artikel 6, stk. 1, litra b). Aktiviteten
indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder IPadresse, browseroplysninger,
kontaktoplysninger om, respondenter, ansatte, kunder, eksterne parter generelt. Oplysningerne er
indsamlet fra både de registrerede og andre. Oplysningerne slettes 3 måneder efter endt databehandling.
Videreanvendelse: Aktiviteten omfatter videreanvendelse af artikel 6-oplysninger, herunder IPadresse,
browseroplysninger, kontaktoplysninger om, respondenter, eksterne parter generelt, ansatte, kunder.
Formålet med videreanvendelsen er optimering af SoMe., og det vurderes, at behandlingen er nødvendig
for at forfølge en legitim interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f). It-sikkerheds- og slettepolitik FDF Tyrsted-Uth
har vedtaget en it-sikkerheds og slettepolitik som et tillæg til privatlivspolitikken. Denne indgår som en del
af den samlede fortegnelse. Her beskrives anbefalinger til hvordan man omgås data, der indeholder
personoplysninger på kredsens medlemmer. Kredsen forventer, at alle frivillige ledere og
bestyrelsesmedlemmer overholder denne politik. Når der starter nye ledere og bestyrelsesmedlemmer i
kredsen, introduceres de derfor til kredsens privatlivspolitik og nedenstående it-sikkerheds- og slettepolitik,
der som udgangspunkt årligt gennemgås og opdateres på leder- og bestyrelsesmøder.