Privatlivspolitik for FDF FILSKOV

Senest opdateret den 10. oktober 2019

Denne privatlivspolitik (”Politik”) er gældende for samtlige af de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig i et medlems- eller lederforhold, eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Du bør læse denne politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På https://fdf.dk/filskov/om-fdf/privatlivspolitik-samvaersregler/ vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af privatlivspolitikken.

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

FDF FILSKOV

Industrikrogen 2, Filskov

7200 Grindsted

CVR-nr.: 31095484

Kontaktperson

Kasserer, Lone Thomsen

Stationsvej 6, Filskov - 7200 Grindsted

Mobil: 21968494

Kasserer.filskov@fdf.dk

WWW.FDF.DK/FILSKOV

Behandling af personoplysninger

Afhængig af om du er medlem, leder, bidragsyder eller forælder hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som FDF-kreds under landsforbundet Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF og som modtager af Folkeoplysningstilskud fra kommunen mv. Dette gælder både ved håndtering af dit medlemskab, dine eventuelle bidrag - medmindre du vælger at bidrage anonymt - dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os.

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:

Oplysninger om medlemmer:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt forældres og andre nære pårørendes kontaktoplysninger.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: I forbindelse med lejre og særlige aktiviteter vil der blive indsamlet helbredsoplysninger for at sikre, at lederne er klædt på til at håndtere astma, allergi eller andre sygdomme samt særlige kosthensyn, der kan have indvirkning på aktiviteten.

Oplysninger om ledere:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i kredsen og bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer samt oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

Her indsamler vi oplysninger fra

De fleste oplysninger får vi fra dig, dine forældre eller værge.

Når der til ledere indhentes børneattest, kommer oplysningerne fra offentlige myndigheder.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Kredsens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt (f.eks. medlemskab) med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene

Er du medlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

administrere dit medlemsskab, herunder kontingentopkrævning
planlægge, gennemføre og lave opfølgning på kredsens aktiviteter
opfylde lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
vise vores aktiviteter på Facebook (billeder)
administrere din relation til os

Er du leder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

administrere dit medlemsskab, herunder kontingentopkrævning
administrere ledernes hverv og pligter i kredsen
udvikle kredsen gennem erfaringer og uddannelse, herunder kurser
opfylde lovkrav, herunder folkeoplysningsloven og regnskabsloven
udbetale udlæg, kørsel og lignende
indhente den obligatoriske børneattest
vise vores aktiviteter på Facebook (billeder)
offentliggøre kontaktinfo på hjemmesiden så medlemmerne kan melde afbud
administrere din relation til os

Er du aktiv forælder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

Administrere dit eventuelle medlemskab af kredsbestyrelsen
planlægge og afvikle den lejr eller aktivitet, som du deltager i
indhente den obligatoriske børneattest
vise vores aktiviteter på Facebook (billeder)
administrere din relation til os

Vi behandler primært personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af de daglige aktiviteter og ture i kredsen
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til forældregeneralforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
Afholdelse af sociale arrangementer eller andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i kredsen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i kredsen
Da kredsen hører under landsforbundet Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF, sker der videregivelse af oplysninger om ledere til disse, for at ledere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud. Du kan finde landsforbundets privatlivspolitik på FDF.dk/privatlivspolitik
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med kurser og medlemsinformationer
Af praktiske og administrative hensyn, samt lovkrav fra myndigheder, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældre og andre nære pårørende
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Såfremt du med samtykke afgiver, eller har afgivet særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) til os som eksempelvis helbredsoplysninger, så er grundlaget for vores behandling persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (a). Behandlingen af dine oplysninger sker udelukkende, når du afgiver samtykke. Formålet er at sikre, at der kan tages hensyn til dit helbred. Oplysningerne der afgives, behandles udelukkende af nærmeste ledere og mad-ansvarlige. Et samtykke gælder udelukkende for den pågældende aktivitet (udflugt, lejrtur eller lignende), og oplysningerne vil umiddelbart efter aktivitetens afholdelse blive slettet. Et samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes.

Cookies

På kredsens hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at indsamle webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit medlemsnummer eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende Politik.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med medlemsskabstegning af kredsen, sker der videregivelse af oplysninger om personoplysninger til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.

I forbindelse med tilmelding til aktiviteter, lejre og kurser, sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og personoplysninger til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.

I forbindelse med tilmelding til aktiviteter, lejre og kurser i netværks regi, sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og personoplysninger til netværket.

I forbindelse med tilmelding til aktiviteter, lejre og kurser i Landsdels regi, sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og personoplysninger til landsdelen.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere i relevant omfang til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Alt efter om vi behandler dine personoplysninger som medlem eller leder, har vi forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder.

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn, samt overholdelse af lovkrav overfor offentlige myndigheder, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af kredsen

Ledere

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn, samt overholdelse af lovkrav overfor offentlige myndigheder, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af kredsen
Bilag om refusion og kørselsgodtgørelse gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Vi opbevarer oplysninger på både medlemmer og ledere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du en række særlige rettigheder efter persondataforordningen:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse og sletning
Under særlige omstændigheder: Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Retten til tilbagekaldelse af samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Du kan skrive til kredsens kontaktperson, for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder. Kontaktpersonen er angivet øverst i dette dokument.

Hvis du anmoder om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

Revidering af privatlivspolitikken

Kredsen er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.

Måden vi er sammen på, i FDF FILSKOV

Kredsens samværsregler

I FDF FILSKOV er vi opmærksomme på, hvordan vi er sammen - både børn, unge og voksne imellem.

Vi passer på børn og unge og taler om måden, vi er sammen på. Det gør vi for at sikre, at børn, unge og voksne hos os er en del af et trygt miljø, hvor rammer for gode og sunde relationer er til stede.

Det trygge miljø skabes i et lederfællesskab, hvor vi har åbenhed, samtaler og refleksioner over, hvordan vi er bedst sammen. Derfor taler vi en gang om året om det, som danner grundlaget for vores kultur og samværsformer.

Som leder i FDF FILSKOV er man et forbillede for børn og unge

I FDF FILSKOV er alle voksne rollemodeller for børn og unge. Vi ved, at børn og unge ser op til lederne, og derfor tilstræber vi en opførsel, som er forbilledlig. Dette gælder både i hverdagen såvel som på de sociale medier. Vi møder børn og unge i øjenhøjde og med respekt, og vi ved, at den voksne hverken er mere eller bedre end barnet/den unge.

Bade- og toiletforhold

Vi værner om og respekterer, ved bade- og toiletforhold, medlemmernes blufærdighed. Vi tilstræber så vidt muligt, at der er adskilte toiletforhold til drenge og piger. Er dette ikke muligt grundet de fysiske lokaliteter, finder vi løsninger, som tilgodeser alle.

Ledere bader ikke sammen med børn af det modsatte køn, ligesom ledere kun må bade sammen med børn af samme køn, hvis der er mere end én leder til stede.

Særlige situationer

I særlige situationer, som kræver, at den voksne er tæt på barnet, er der altid to voksne til stede. Dette kan f.eks være, at hvis barnet skal have fjernet en tæge på et intimt sted.

Soveforhold

I overnatningssituationer tilstræber vi, at børn og unge indkvarteres efter biologisk køn. Kan dette ikke lade sig gøre, sikrer lederen i samråd med andre ledere og/eller kredslederen, at overnatningen foregår under hensyntagen til alle.

I udgangspunktet sover lederne ikke i sammen lokale som børnene. Anses dette som en nødvendighed, tilstræbes det, at det er to ledere af samme køn, som sover sammen med børnene.

Sprog

I FDF FILSKOV bruger vi et ordentligt og respektfuldt sprog, når vi taler med og om hinanden. Dette gælder både børn imellem, leder/voksen til barn/ung og leder til leder.

Sociale medier

Kommunikation mellem FDF FILSKOV og forældre/børn på sociale medier foregår gennem kredsens officielle kanaler.

Kontakt med kredsens medlemmer på de sociale medier må kun etableres af barnet/den unge. Accepteres kontakten af lederen, vedkender denne sig at være FDF-leder også uden for FDF-aktiviteter og forventes derved også at være en rollemodel for gode og sunde relationer på de sociale medier.

Når vi poster billeder, sikrer vi, at billederne ikke kompromitterer de fotograferede.

Rusmidler

Som leder i FDF FILSKOV er man et forbillede for børn og unge. I FDF FILSKOV indtager vi derfor ikke rusmidler og alkohol, når vi er sammen med børn og unge under 18 år, ligesom indtagelse af diverse energidrikke heller ikke er tilladt, hverken blandt børn og unge eller ledere. Rygning foregår på særligt udpegede steder og ikke sammen med børn og unge.

Konflikter

Vi løser konflikter hurtigst muligt mellem de implicerede. Kan dette ikke lade sig gøre, involverer vi kredslederen/kredsledelsen eller kredsbestyrelsen. Ved uoverensstemmelse mellem disse parter kan landsforbundet kontaktes.

Børneattester

FDF FILSKOV indhenter hvert år børneattester på alle ledere og bestyrelse med tilknytning til kredsen

Senest gennemgået og opdateret: 10. oktober 2019

Privatlivspolitik & Samværsregler i FDF Filskov