Dataansvarlig
FDF Sundby
2300 København S
Kontaktperson
Christina Gro Hansen
Grækenlandsvej 162
2300 København S
Tlf. 41 73 11 92
Christinagro@gmail.com
Procesbeskrivelser
Administration
BOGFØRING
Formålet er at kunne imødekomme og påvise overholdelse af bogføringsloven, og det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra c).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger, CPR-nummer og bankoplysninger om medlemmer og ledere. Oplysningerne er indsamlet fra både de registrerede og andre.
Oplysningerne slettes 5 år efter endt regnskabsår.
KONTINGENTOPKRÆVNING
Formålet er at kunne imødekomme og påvise overholdelse af bogføringsloven, og det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig for, at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra c).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger om medlemmer og ledere.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Oplysningerne slettes 5 år efter endt regnskabsår.
REVISION
Formålet er at kunne imødekomme og påvise overholdelse af selskabsloven., og det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra c).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder bankoplysninger og kontaktoplysninger på samarbejdsparterne, kreditorer, debitorer, leverandører, kunder, medlemmer og ledere.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Oplysningerne slettes 5 år efter gennemført revision.
Videregivelse
Oplysningerne videregives til revisorer, Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.
HR
REGISTRERING AF LEDERE OG INDHENTELSE AF BØRNEATTEST
Formålet er at kunne komme i kontakt med ledere i kredsen samt sikre indhentelse af børneattest. Kredsen har i henhold til den danske lovgivning samt FDFs vedtægter pligt til at indhente børneattester for alle ledere, der har direkte kontakt til børn under 15 år, og det vurderes derfor, at de registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til behandlingen, jf. artikel 9, stk. 2, litra a).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger, andre oplysninger og CPR-nummer om ledere. Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 10-oplysninger, herunder børneattester om ledere.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede og andre end de registrerede.
Oplysningerne slettes 3 år efter kalenderåret for udmeldelse, og opdateres hvert 3. år i forbindelse med indhentelse af børneattester.
Medlemsvirksomhed
MEDLEMSREGISTRERING
Formålet er at kunne komme i kontakt med medlemmer og det vurderes derfor, at den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til behandlingen, jf. artikel 9, stk. 2, litra a).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger og familiære relationer om medlemmer.
Oplysningerne slettes 5 år efter kalenderåret for udmeldelse.
Videregivelse
Oplysningerne videregives til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.
Ekstern databehandler
Aktiviteten håndteres med ekstern bistand. Der er indgået en aftale om et fælles dataansvar med den eksterne part Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF (Carla).
REVISION AF MEDLEMSOPLYSNINGER OG FREMMØDE
Formålet er at kunne imødekomme og påvise overholdelse af kommunale regler og indberetningspligt til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF, og det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra c).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder fremmøderegistrering og kontaktoplysninger på medlemmer og ledere.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede og andre.
Oplysningerne slettes 5 år efter gennemført revision.
Videregivelse
Oplysningerne videregives til Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF.
Ekstern databehandler
Der er indgået en aftale om et fælles dataansvar med den eksterne part Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF (Carla).
TILMELDINGER TIL TURE OG AKTIVITETER
Formålet er modtage betaling og registrere tilmelding til ture og aktiviteter, og det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f) samt artikel 9, stk. 2, litra a).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder kontaktoplysninger om medlemmer.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 9-oplysninger, herunder helbredsoplysninger om medlemmer – oplysninger om astma, allergi og andre helbredsmæssige forhold, der kan have betydning for aktiviteten.
Oplysningerne er indsamlet fra de registrerede.
Oplysningerne slettes 5 år efter aktiviteten af hensyn til bogføringsloven.
Oplysninger under artikel 9, særligt følsomme oplysninger, slettes umiddelbart efter aktivitetens gennemførelse.
PR
DRIFT AF HJEMMESIDE
Formålet er at kunne markedsføre kredsen og informere om nyheder og arrangementer til de registrerede, der besøger hjemmesiden, og det vurderes derfor, at den registrerede har givet sit samtykke til behandlingen, jf. artikel 6, stk. 1, litra a).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder browseroplysninger, IP-adresse om medlemmer.
Oplysningerne er indsamlet fra både de registrerede og andre.
Oplysningerne slettes ved virksomhedens ophør.
Ekstern databehandler
Aktiviteten håndteres med ekstern bistand. Der er indgået datahandleraftaler med den eksterne part Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund.
HÅNDTERING AF SOCIALE MEDIER
Formålet er at kunne markedsføre kredsen og informere om nyheder og arrangementer til de registrerede på de sociale medier, og det vurderes derfor, at behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt, som den registrerede er part i, jf. artikel 6, stk. 1, litra b).
Aktiviteten indebærer behandling af artikel 6-oplysninger, herunder IP-adresse, browseroplysninger, kontaktoplysninger om, respondenter, ansatte, kunder, eksterne parter generelt.
Oplysningerne er indsamlet fra både de registrerede og andre.
Oplysningerne slettes 3 måneder efter endt databehandling.
Videreanvendelse
Aktiviteten omfatter videreanvendelse af artikel 6-oplysninger, herunder IP-adresse, browseroplysninger, kontaktoplysninger om, respondenter, eksterne parter generelt, ansatte, kunder. Formålet med videreanvendelsen er optimering af SoMe., og det vurderes, at behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f).
It- sikkerheds- og slettepolitik
FDF Sundby har vedtaget en it-sikkerheds og slettepolitik som et tillæg til privatlivspolitikken. Denne indgår som en del af den samlede fortegnelse. Her beskrives anbefalinger til hvordan man omgås data, der indeholder personoplysninger på kredsens medlemmer. Kredsen forventer, at alle frivillige ledere og bestyrelsesmedlemmer overholder denne politik.
Når der starter nye ledere og bestyrelsesmedlemmer i kredsen, introduceres de derfor til kredsens privatlivspolitik og nedenstående it-sikkerheds- og slettepolitik, der som udgangspunkt årligt gennemgås og opdateres på leder- og bestyrelsesmøder.
Senest opdateret: 28/01/2019