Medlemsbekræftelse

DUF stiller ret strenge krav til betalingen og dokumentationen af betalingen, betalingen skal:

Være en personlig, aktiv og tydelige kontingentbetaling på mindst 75,- kr. For medlemskab af kredsen i samme år, som det er betalt.

1. Aktivt betyder, at kontingentet skal være betalt som kontingent og ikke som modregning af fx et udlæg eller deltagerbetaling for et arrangement.
2. Det skal fremgå tydeligt, at det er en kontingentbetaling. Så ingen kan være i tvivl om det er en betaling for kontingent.
3. Personligt betyder, at kontingentet skal være betalt af medlemmet selv, forældre, stedforældre eller værge.
4. 75 kr. betyder, at det betalte beløb skal være på minimum 75 kr. Det afgørende er, hvad der er betalt, og altså ikke hvad kredsen får efter, at eventuelle gebyrer er fratrukket.
5. I samme år, som det er betalt. Betyder, at det skal være helt tydeligt for hvilken periode der er betalt og hele perioden ligger i samme kalenderår som betalingen skal have forladt personens bankkonto.

Kredsen skal kunne dokumentere punkt 1-5, så ingen kan være i tvivl om hvad der er foregået fra pengene forlade medlemmets konto til de er på kredsens konto.

Vi skal bede jer dokumentere, at de udtrukne medlemmers kontingentbetalinger lever op til ovenstående. Hvordan I dokumenterer det, afhænger af, hvordan I håndterer kontingentbetalinger i kredsen. Et godt udgangspunkt er, at I samler de lister og materialer, I selv har brugt til at identificere de enkelte betalinger.

• Hvis I opkræver kontingent via Medlemsservice, har vi som udgangspunkt den nødvendige dokumentation, og I skal ikke gøre yderligere.
• Hvis medlemmet har overført penge til en bankkonto eller via MobilePay og har angivet sit fulde navn eller medlemsnummer som reference, er et kontoudtog fra banken eller et udtræk fra MobilePay-systemet som regel nok. Hvis I identificerer betalingerne på anden vis, for eksempel med lokale ID-numre, har vi brug for en liste over disse ID-numre, som kan holdes op mod en medlemsliste.
• Hvis medlemmet har betalt via girokort, afhænger dokumentationen af den type girokort, der er brugt. Hvis I modtager scanninger af girokortene, er kopier af disse sædvanligvis nok. Hvis girokortene har fortløbende løbenumre, som angives på jeres kontoudtog, har vi brug for en liste over løbenumrene, som kan holdes op mod en medlemsliste.
• Hvis medlemmet har betalt kontant, har vi brug for en kopi af dags-dato-bilag eller anden form for kvittering for betalingen.

• Betalinger i det forkert år
  Betalinger der kommer i et andet år end den periode kontingentet vedr. kan ikke tælle med i forhold til DUF. Så får mor først betalt kontingent for efteråret d. 3. januar kan det ikke tælles med. Da betalingen skal falde samme år.
• Kontantbetalinger
  Helt kort, så fraråder vi kontantbetalinger – fordi de er de sværeste at dokumentere. Hvis en kontantbetaling i et enkeltstående tilfælde er nødvendig, så lav en dags dato-kvittering og sørg for at både modtager af pengene og medlemmet skriver under på bilaget.
• Opkræv kontingent halvårligt
  FDF kan få tilskud for udmeldte medlemmer, blot de har været medlem i mindst tre måneder og har betalt kontingent. Begge dele inden for det samme kalenderår.
  Opkræver kredsen kontingent både forår og efterår, så kan medlemmer, der er stoppet ved sæsonafslutningen dermed udløse tilskud. Det kan medlemmerne til gengæld ikke, hvis kredsen kun opkræver kontingent i efteråret.
  Opkrævning hvert halve år kan også have den effekt, at hvis dokumentationen for den ene betaling bliver underkendt i en stikprøve, så kan den anden måske godkendes.
• Vedr. MobilePay
  Hvis I bruger MobilePay til kontingentopkrævning, så anbefaler vi, at I benytter et selvstændigt 5-cifret nummer (et såkaldt “salgssted”) kun til kontingent, og giver det navnet “Kontingent FDF Kredsnavn”. Det er gratis at oprette ekstra numre/salgssteder, og det tager få minutter. Det gør bl.a. dokumentation i forbindelse med stikprøve lettere.
• Husk at følge op på manglende betalinger
  Det siger næsten sig selv, men det sker ikke altid. Husk at få rykket de medlemmer, som glemmer at betale. Husk at gøre det inden årsskiftet, betalinger der kommer efter årsskiftet, kan ikke udløse tilskud.

Kredsen benytter Medlemsservice, til opkrævning af kontingent

• Sæt hak udfor alle de medlemmer hvor der står et beløb på mindst 75,- kr
• Sæt hak udfor de medlemmer hvor der ikke står mindst 75,- kr og I ved og kan dokumentere* de har betalt mindst 75 kr i kontingent
• Fjern hakket ud for de medlemmer hvor det f.eks. er kommunen eller broen der har betalt kontingent
• Overvej nøje om der er andre der evt. skal fjernes hakket ved fordi deres betaling ikke lever op til kravene eller I ikke kan dokumentere det.

Kredsen benytter IKKE Medlemsservice, til opkrævning af kontingent

• Sæt hak udfor de medlemmer hvor der ikke står mindst 75,- kr og I ved og kan dokumentere* de har betalt mindst 75 kr i kontingent
• Fjern hakket ud for de medlemmer hvor det f.eks. er kommunen eller broen der har betalt kontingent
• Overvej nøje om der er andre der evt. skal fjernes hakket ved fordi deres betaling ikke lever op til kravene eller I ikke kan dokumentere det.

* Se afsnittet om krav til kontingent og dokumentation