Inspiration til afholdelse af årsmøde i kredsen
Her på siden finder du idéer til, hvordan I med liv og engagement kan afholde et godt og demokratisk årsmøde og bestyrelsesvalg i jeres kreds. Et årsmøde kan nemlig sættes sammen på mange forskellige måder. Selvom der er en række ting, man skal igennem, kan dette dog foregå på forskellig vis for at engagere så mange som muligt.
Dagsordenen til kredsens årsmøde skal som minimum indeholde følgende:
- Valg af dirigent og referent
- Orientering om bestyrelsens arbejde og kredsens liv
- Fremlæggelse af regnskab og budget
- Valg til kredsbestyrelsen
- Valg af suppleanter
- Valg af revisor samt stedfortræder for denne
- Eventuelt
Sådan kan du facilitere punkter med liv og engagement
Hvordan man sammensætter programmet på årsmødet, er op til den enkelte kreds, så længe man på den ene eller anden måde kommer igennem dagsordenens obligatoriske punkter. Mange har god succes med at lade det være så inddragelse og udforskende som muligt, eksempelvis som et stjerneløb eller aktivitet-baseret, så det ikke ligner en traditionel generalforsamling, hvor man bare skal nå igennem dagsordenen. Her kommer nogle forslag til, hvordan I får liv i dagsordenen.
Det er oplagt at bruge den dag, flest forældre og børn i forvejen har sat et FDF-kryds i kalenderen. På den måde bliver både børn og forældre inddraget i årsmødet. I kan let uddelegere opgaver såsom kagebagning eller lade børnene øve noget underholdning, de kan fremvise til sidst på mødet.
Erfaringer viser, at vi kan øge fremmødet, hvis vi tænker måltidsfællesskabet med, både så det er praktisk for familierne at deltage, men også for at lade småsnakken gå i starten, og lade folk sætte sig godt til rette i rummet.
Bind børn og forældre sammen med lakridssnørebånd, så det nemt bliver tydeligt, at forældre repræsenterer medlemmet under 15 år.
Præsentér og debattér høringsforslag til udvikling af kredsen i små grupper forskellige steder i lokalet, som de sammenbundne børn og forældre kan stemme på på en sjov måde.
- Lav “for”, “i mod”, “ved ikke” felter på gulvet
- Forældre-barn går hen i et af felterne, der passer til deres holdning til forslaget
Eksempler på forslag kunne være:
- Hvordan får vi mindre mobning og mere sjov til FDF-møderne?
- Hvordan kan vi få flere venner til at komme og prøve at være med til FDF?
- Hvilke nye aktiviteter vil vi gerne prøve til møderne og på lejr?
- Skal vi have færre eller flere overnatningsture i kredsen?
- Hvilke lege var de sjoveste, da mor eller far var børn?
- Hvad skulle en eventuel forældreforening støtte kredsen med?
Orienteringen fra bestyrelsen og kredsen med fortællingerne i centrum:
Giv børnene ordet
At orientere om kredsens liv kan sagtens overlades til børnene, som jo er en stor del af livet i kredsen. Forud for årsmødet kan hver klasse forberede få minutters indslag, om hvilke oplevelser de har haft i kredsen det seneste år, og hvad de glæder sig til i det kommende år.
Lederens gyldne øjeblikke
Orienteringen kan slutte med at give ordet til en FDF-leder, som kan fortælle personligt og levende om nogle af de gyldne og skæve øjeblikke, der bringer glæde og mening til ledergerningen.
Formandens status
Formanden kan give den overordnede status på foreningen: Medlemstal og udvikling, den overordnede økonomiske situation, bestyrelsens fokuspunkter i året og eventuelle fremtidsplaner. Formanden kan også her præsentere den øvrige bestyrelse og takke for deres store frivillige indsats.
Kredslederen og årets højdepunkter
Kredslederne kan med fordel fortælle om højdepunkterne fra børnearbejdet, status på lederflokken, forældresamarbejdet og initiativer fra lederflokken. Dette punkt kan også skabe potentielle ledere, der kan inviteres ind i voksenfællesskabet. Kredslederne kan gøre det ved at sige tak til nye og gamle frivillige for deres indsats og vise, på hvilke måder man kan komme og være med.
Fremlæggelse af regnskab og budget kan være fjernt for de fleste, men det kan ende som årsmødets mest lærerige punkt.
En måde at give kredsens medlemmer indsigt i regnskabet er ved at visualisere kredsens udgifter, for eksempel:
Lad 10 børn repræsentere hver 10 pct. af kredsens udgifter. Stil de 10 børn på en række foran forsamlingen og organiser dem efter udgiftsposter i regnskabet. Eksempelvis 3 børn skulder ved skulder viser mødeaktiviteter (30 pct.), to børn for materialeindkøb (20 pct.), ét barn for kredsens sociale støtteordning (10 pct.).
Det kan give en involverende visuel fremstilling af udgifterne og dernæst kan man gentage øvelse for at vise kredsens indtægter.
Hvis ikke børnene kan være med i opstillingen, kan man med fordel også bruge Lego-klodser. Én klods til 10.000 kroner, for eksempel.
En vigtig del af årsmødet består af valg til kredsbestyrelsen. Her er det nødvendigt, at dirigenten opridser de formelle regler og krav til bestyrelsesvalget fra vedtægterne. Herefter kan I på forskellige måder gøre følgende:
- Finde og præsentere kandidater. Skriv eksempelvis navnene op på en tavle, lad kandidaterne kort fortælle, hvem de er og hvorfor de gerne vil være en del af bestyrelsen.
- Afstemning. Det kan enten være freds- eller kampvalg. Ved fredsvalg kan man klappe kandidaterne ind. Ved kampvalg er det normal praksis at lave skriftlig afstemning. I så fald skal der være et par uvildige stemmetællere. Hver deltager på årsmødet kan ikke have mere end en stemme, uanset at vedkommende måtte repræsentere flere medlemmer, herunder sig selv.
- Det føres til referat, hvem der er valgt til kredsbestyrelsen. Hertil kan stemmetallet ved kampvalg offentliggøres.
- Præsentér den samlede bestyrelse og klap af dem.
Valg af suppleanter kan med fordel gennemføres i samme omgang som valg til kredsbestyrelsen, så der kun er én valgrunde.
Valg af revisor samt stedfortræder for denne vælges blandt årsmødet. Det kan sagtens være et medlem og/eller en forælder, men må ikke være en del af bestyrelsen. Der er ikke krav om specielle regnskabskompetencer for at blive foreningsvalgt revisor. Det vigtigste er at være medlemmernes vagthund for bestyrelsens og kredsledelsen ift. om pengene bliver brugt inden for formålet.