FDF skal have nyt medlemssystem

I efteråret 2022 skifter FDF medlemssystem fra det nuværende Carla til Medlemsservice. Dette for at lette håndteringen af medlemsdata i FDFs kredse samt følge med den generelle udvikling i digitale krav og muligheder.

- Med overgangen til Medlemsservice håber og forventer vi, at kredse vil opleve bedre funktionalitet, der i højere grad imødekommer deres behov, samtidig med at vi sikrer, at vi også i fremtiden kan håndtere medlemmers data forsvarligt, siger kasserer i FDF Emil Gaarde.

Skræddersyet system

Medlemsservice benyttes i dag af flere spejderorganisationer, og systemet er således udviklet til og af organisationer, som FDF organisatorisk og strukturelt har flere ligheder med end fx idrætsforeninger. Da systemet allerede har været i drift i nogle år, er der på nuværende tidspunkt sket tilpasninger og forbedringer, der også vil komme FDF til gode, ligesom der er sikret en løbende opdatering og udvikling af systemet, så det kan leve i mange år fremover.

Systemet indeholder mange af de funktioner, FDFs kredse har ønsket sig i processen. Der er bl.a. nem adgang til online indmeldelse, ligesom kredsen nemt kan administrere sine medlemmer og inddele dem i hold og klasser, opkræve kontingent og sende mails og sms’er til medlemmerne eller deres forældre samt håndtere tilmeldinger til lejre og ture. Derudover kommer systemet med et fuldt funktionsdygtigt regnskabssystem, der gør det nemt for kredsene at føre sit regnskab, og systemet indeholder forenklede procedurer for indhentning af børneattester, der kommer til at lette kredsenes arbejde med børneattester betydeligt.

Ved overgangen til det nye system indtræder FDF i et ejerfællesskab med KFUM-Spejderne og De grønne pigespejdere, og som medejer får FDF fuld indflydelse på den fremtidige udvikling og drift af systemet.

Landsmødets beslutning

På landsmødet i november 2020 vedtog FDFs kredse i forbindelse med budgetbehandlingen at afsætte midler til et nyt medlemssystem, der skal afløse det over ti år gamle Carla. På baggrund af landsmødets beslutning nedsatte hovedbestyrelsen i foråret 2021 en frivillig arbejdsgruppe, som det seneste år har indsamlet ønsker og behov fra kredse og landsforbund, udarbejdet kravspecifikationer, undersøgt markedet for mulige systemer og indhentet tilbud fra forskellige leverandører. I foråret 2022 er der efter aftale med hovedbestyrelsen lavet en endelig løsningsbeskrivelse og aftale med Medlemsservice I/S og leverandøren Stein & Gabelgaard.

- Der skal lyde en stor tak til arbejdsgruppens frivillige, der har leveret en stor indsats for at afdække FDFs behov og ønsker til et nyt medlemssystem og at finde et system, der møder FDFs mangeartede behov. Der skal også lyde en stor tak til de andre FDFere fra kredse og landsdele, der har budt ind i processen indtil nu, siger Emil Gaarde.

Ryd op i data, og afslut kontingentopkrævningerne

For at lette overgangen til Medlemsservice og forhindre eventuelt tab af data bør alle kredse frem mod den planlagte lancering i starten af oktober sikre sig, at alle oplysninger om kredsens medlemmer er registreret korrekt i FDFs nuværende medlemssystem, Carla. På den måde sikrer vi forhåbentlig, at relevant data om hvert enkelt medlem blive overflyttet til de rigtige felter i det nye system, hvor det selvfølgelig også vil være muligt at rette det.

Forbundskontoret vil bl.a. komme med konkrete anbefalinger, om hvordan kontingentopkrævninger i efteråret med fordel kan håndteres. Det vil i den forbindelse være en rigtig god idé, hvis kredsens kontingentopkrævninger for efteråret 2022 kan være helt afsluttet og indtastet i Carla inden midten af september.

Landsforbundet vil i efteråret udbyde workshops i alle landsdele, hvor kredsadministrator m.fl. bliver oplært i brugen af Medlemsservice, ligesom der bliver online webinarer og kurser, der sikrer den bedst mulige overgang. Herudover kommer systemet med udførlige vejledninger og en effektiv support, der bl.a. i høj grad benytter sig af frivillige superbrugere, hvilket de andre korps har gode erfaringer med.

Vær med til at teste

Fra midten af juni får vi adgang til et testsystem og begynder at teste migreringen af data fra Carla, og vi søger derfor efter frivillige, der vil teste Medlemsservice og hjælpe os med at melde tilbage, om alting virker og ser ud, som det skal.

Vi leder efter mange forskellige slags testere, så du kan melde dig, uanset om du er erfaren kredsadministrator, ny pilteleder, kredskasserer, landsdelsleder eller andet.

Vi har både brug for testere, der er vant til at arbejde i Carla eller andre it-systemer. og testere, der ikke har erfaring i Carla. Læs mere om, hvordan du kan hjælpe os med den spændende opgave her.

Al relevant information om det nye medlemssystem samles her. Vi bruger samtidig også FDFs nyhedsbrev til at dele vigtige oplysninger, ligesom kredsledere, kredsadministratorer og bestyrelser løbende modtager information direkte per mail frem mod lanceringen.