DUF Revision

FDF modtager hvert år omkring 7 millioner kroner i tipstilskud fra Dansk Ungdoms Fællesråd, DUF. I den forbindelse foretages der hvert år stikprøve for at kontrollere, at FDF kun søger og modtager tilskud for tilskudsberettigede medlemmer og hvor mange kredse vi er.

Vi følger DUFs medlemsdefinition

For at kunne tælle med skal medlemmet leve op til følgende krav fra DUF:

• Endnu ikke var fyldt 30 år ved udgangen af foregående år.
• Ved personlig kontingentbetaling på mindst 75 kr. har erklæret sit medlemskab over for FDF, inden for det foregående år.
• Har været medlem enten:
  • Pr 31/12 eller
  • I mindst tre sammenhængende måneder i løbet af året.
• Være bosat i Danmark på tidspunktet for medlemskab.

Der kan læses mere om disse krav på DUFs hjemmeside.

I forbindelse med medlemsbekræftelsen har kredsen aktivt sat “hak” ved de medlemmer der lever op til ovenstående, og ikke sat hak ved dem der ikke gør.

Revision af medlemmer

For at være sikker på alt er efter reglerne udtager FDFs revisor 30 kredse, der skal dokumenterer at 10 medlemmer lever op til kravene. De 10 medlemmer er udtrukket blandt de medlemmer kredsen har sat “hak” ved. Medlemsservice kan hjælpe med flere af punkterne, men vi har brug for hjælp omkring kontingentet.

Sætningen “Ved personlig kontingentbetaling på mindst 75 kr. har erklæret sit medlemskab over for FDF, inden for det foregående år”, skal forstås på følgende måde:

• Kontingentet skal betales af medlemmet selv, dets forældre, værge eller stedforældre. Et medlemskab kan således ikke betales af eksempelvis kommunen eller sponsoreres af andre.
• Det skal tydeligt være betaling for kontingent
• Der er betalt mindst 75,- kr i kontingent
• Den er betalt for 2022 og i 2022 – Det skal dokumenteres at pengene er på jeres konto eller I Medlemsservice i 2022
• Det skal være en aktiv betaling dvs. Kontingent må ikke modregnes lederes (eller andre medlemmers) udgifter til kredsen.
  Med modregning menes f.eks., at et medlem med et udgiftsbilag på 1.000 kroner kun får 300 kroner udbetalt, fordi kassereren har fratrukket de sidste 700 kroner som udgør kontingentet i den pågældende kreds.
  Det er et krav fra DUF, at medlemmerne selv aktivt  betaler deres kontingent. Modregning er “passiv” betaling, da medlemmet jo ikke har foretaget sig noget aktivt for at betale (og dermed bekræfte sit medlemskab).

Vi skal bede jer dokumentere, at de udtrukne medlemmers kontingent betaling lever op til ovenstående krav.

Dokumentationen er forskellig, alt efter hvordan I håndterer  kontingentbetalinger i jeres kreds. Et godt udgangspunkt er, at lister og materiale I selv har brugt til at identificere de enkelte betalinger, skal bruges som dokumentation (men det er ikke altid nok).

• Hvis I opkræver via Medlemsservice, har vi som udgangspunkt fundet dokumentationen og skal ikke gøre yderligere.
• Hvis medlemmet har overført penge til en konto eller via MobilePay og har angivet sit fulde navn eller medlemsnummer som reference, så er en kontoudtog fra banken eller et udtræk fra MobilePay-systemet som regel nok. Det kan også være at I identificerer betalingerne på anden vis, for eksempel med ID-numre, som ikke er medlemsnumrene fra Medlemsservice. I så fald har vi brug for en liste over disse ID-numre, som kan holdes op mod en medlemsliste.
• Hvis medlemmet har betalt via et girokort, så afhænger dokumentationen af hvilken type girokort der er brugt. Det kan være I modtager scanninger af girokortene – så bør kopier af disse være nok. Det kan også være, at girokortene har fortløbende løbenumre, som angives på jeres kontoudtog. I så fald har vi brug for en liste over disse løbenumre, som kan holdes op mod en medlemsliste.
• Hvis medlemmet har betalt kontant (hvilket vi fraråder), så har vi brug for en kopi af dags-dato-bilag eller anden form for kvittering for betalingen. Erfaringerne viser, at langt de fleste fejl vi er stødt på i stikprøver ligger her – undgå derfor meget gerne kontantbetalinger.

Vi vil bede jer om, at I markerer, hvordan de udtrukne medlemmers kontingentbetalinger kan dokumenteres (overstreg fx deres medlemsnumre og navne på lister, kontoudtog og andet materiale). Det er vigtigt, at det tydeligt fremgår, hvilken dokumentation, der vedrører hvilket medlem.

Revision i forhold til DUF-Lokalforeninger

10 kredse er desuden udtrukket til revision af om kredsen lever op til DUFs krav til lokalforeninger. Det står tydeligt i mailen om jeres kredse er udtrukket til dette.

Til dette skal vi bruge:

• Jeres årsregnskab – Henter vi fra Medlemsservice, se evt. her for yderligere oplysninger
• Dokumentation for at I har haft løbende aktiviteter – Det kan være:
  • Sæsonplaner
  • Indbydelse til ture, weekender mm
  • Klip fra jeres Facebookside, med indlæg fra møderne
• Dokumentation for at I har holdt årsmøde – Det er typisk:
  • Indkaldelse
  • Referat

Indlevering af dokumentation

I bedes indsende dokumentationen til forbundskontoret hurtigst muligt, og senest mandag d. 10. april 202XXX. Send allerhelst materialet elektronisk på revision@FDF.dk – husk at angive kredsnavn.

Vi vil løbende tjekke den dokumentation vi modtager og tage kontakt til jeg om det lever op til kravene fra vores revisor.

Spørgsmål

Kommer der flere enslydende spørgsmål, så opdaterer vi denne side. Inden du evt. kontakter forbundskontoret, så se derfor om dit spørgsmål allerede er blevet besvaret her, og ellers er du naturligvis meget velkommen til at henvende dig.

På forhånd tak for indsatsen!