Det gode bestyrelsesmøde
Kredsbestyrelsen er ansvarlig for at sikre rammerne for kredsens aktiviteter, og for at sikre dem er det vigtigt at holde gode værdiskabende bestyrelsesmøder. Der er ikke et bestemt antal gange om året, I skal mødes, men så ofte det giver mening for jeres arbejde med administration, udvikling og samarbejder. På denne side kan du læse mere om, hvad det gode bestyrelsesmøde kan indeholde.
Et godt møde kræver en mødeleder. Mødelederen har ansvaret for det enkelte møde glider hensigtsmæssigt, herunder skaber en god stemning og få deltagerne til at føle sig godt tilpas.
Mødelederen har også ansvar for tiden, dels hele mødets tidsramme og de enkelte punkters. Hvis tiden skrider, skal mødelederen vurdere sammen med de øvrige mødedeltagere, om punktet skal udskydes, andre punkter rykkes eller forkortes for at holde tiden.
Mødelederen indleder hvert punkt på dagsordenen ved at sætte rammen for, om der skal informeres, drøftes eller tages beslutninger. Her er det også mødelederens ansvar at styre snakken, så alle holder sig til emnet.
Det er en god idé for kredsbestyrelsen at arbejde efter et årshjul. Årshjulet er med til at sikre, at I kan have retning for kredsens udvikling. I forhold til bestyrelsesmøderne viser årshjulet dermed også, dels hvornår møderne skal ligge og hvad skal på dagsordenen i hvilken periode. Husk at få alle møderne i kalenderen for hele året, så alle ved, hvornår der er bestyrelsesmøde.
Årshjulet som redskab er, udover at definere opgaver og udvikling i kredsen, med til at sætte flere fra bestyrelsen ansvarlige for forskellige opgaver og aktiviteter. Det vil være med til, at kredsen udvikler sig og flere tager medansvar for kredsens liv. At engagere alle fra bestyrelsen både i og mellem møderne kan være med til at skabe ansvar og begejstring for at være med.
På bestyrelsesmøder kan I med god grund forsøge at tage forskellige metoder i brug til at samtale. Nogle emner egner sig bedre til den klassiske talerrække end andre. Kan det eksempelvis give mening, at et punkt starter med refleksionstid med sidemakkeren, eller kan vi drøfte punktet ved at tegne det, vi mener. Der er flere muligheder for, at alle kommer til tale med deres mening, end blot den klassiske talerrække
Dagsordenen er mødets rettesnor og sætter rammen for mødet. Dagsordenen hjælper alle mødedeltagere med at forberede sig til mødet.
Her er nogle gode huskeregler til en god dagsorden:
- Hvor og hvornår afholdes mødet. Herunder start- og sluttidspunkt.
- Hvem er indkaldt til mødet
- Start med de vigtigste punkter, og angiv hvem der er ansvarlig for punktet. Hvis der skal være et “siden sidst” med informationer, er det en god idé at vente med til sidst. Det kan nemlig variere i tid.
- Skriv på punktet om det er information, drøftelse eller beslutning.
- Sæt tider på. Hvor mange minutter er der sat af til hvert punkt.
Dagsordenen kan let gøres til et referat på mødet, ved at gøre plads til referat-indhold ved hvert punkt. Husk i det tilfælde at sende dagsordenen i en fil, der er mulig at redigere i for referenten.
Et godt bestyrelsesmøde sikres også ved, at mødets indhold har liv efterfølgende. Det gøres oftest og lettest med et referat, hvor det er klart for alle, hvad I har aftalt. Et referat kan skrives på mange forskellige måder. Uanset hvilken måde I skriver referat på, er det vigtigt, at der står så meget af det drøftede og besluttede, at I næste gang kan tage snakken op igen uden at have glemt eller være i tvivl om, hvad I snakkede om.
Referatet skrives af en referent. Her kan I vælge dem samme referent til alle møder eller lade det gå på skift, husk dog uanset at have en fast form på referatet, så det skrives og bearbejdes ensartet. Det er på den måde et håndværk at være en god referent, og det kan kræve noget træning.
Et referat skal også være tilgængeligt for alle inviterede, både dem der har været og ikke har været på mødet. Det kan også hertil være en god idé, at referenten læser referatet højt efter mødet for at sikre, at alle genkender det skrevne. Ligeledes så det lettere kan huskes, næste gang emnet skal tages op på efterfølgende møder.
Husk at opbevare referatet og andre vigtige dokumenter for hele bestyrelsen et sted, alle kan tilgå. Her anbefaler vi et Google Drev.