Til dig i kredsbestyrelsen
Velkommen i kredsbestyrelsen. Måske du har fundet denne side, fordi du lige er blevet valgt ind i kredsbestyrelsen eller måske du har siddet i bestyrelsen lidt tid og er nysgerrig på de opgaver og ansvar, der er placeret i kredsbestyrelsen.
En FDF-kreds er sin egen selvstændige forening med sin egen medlemsvalgte bestyrelse, jf. FDFs vedtægter. Kredsbestyrelsen er kredsens øverste og legitime myndighed. Det er kredsbestyrelsens ansvar, at kredsen arbejder i overensstemmelse med FDFs formål og vedtægter. Du kan læse mere i FDFs vedtægter §8 omhandlende Kredsbestyrelsen.
Herunder kan du finde information om opgaverne i kredsbestyrelsen, information til dig, der er ny i kredsbestyrelsen og beskrivelser af rollerne i kredsbestyrelsen.
Tak til dig, fordi du vil være med til at udvikle det lokale fællesskab. Uanset om du kender lidt eller meget til FDF, skal du vide, at din indsats for gode rammer for fællesskabet er med til at skabe plads til flere oplevelser for børn og unge i FDF.
Først og fremmest er det vigtigt, at kredsens administrator registrerer dig i Medlemsservice med rollen som bestyrelsesmedlem. Med den rolle vil du fremover modtage fire informationsmails årligt målrettet bestyrelsesarbejdet.
Bestyrelsesmedlem
Ethvert bestyrelsesmedlem kan bidrage til kredsens virke på mange forskellige måder. Opgaverne kan både være af formel karakter eller et udviklingstiltag, men de vil som oftest blive løst i små arbejdende udvalg, der enten planlægger og afvikler tiltag eller undersøger og foreslår mulige tiltag til beslutning i bestyrelsen.
Kasserer
Kassereren vælges blandt bestyrelsens medlemmer. Kassererens ansvar er overordnet at holde bestyrelsen løbende opdateret om kredsens økonomi og sikre overblik over kredsens pengestrømme. Opgaven er primært at udarbejde årsregnskab og løbende betale regninger, refundere udlæg, bogføre indtægter og udgifter, samt udsende kontingentopkrævninger.
Sognerepræsentant
Repræsentanten for det eller de lokale sogn(e) har en vedtægtsbestemt plads i bestyrelsen og kan med fordel findes i fællesskab med menighedsrådet eller menigheden. Sognerepræsentanten fungerer som bindeled mellem kreds og sogn.
Kredsleder
Kredsens daglige ledelse varetages af kredslederen eller kredsledelsen, der i samarbejde med kredsens ledere arbejder selvstændigt under ansvar over for bestyrelsen. Kredsledelsen har en fast plads i bestyrelsen. Kredslederen indstilles af lederne, vælges af den på årsmødet valgte bestyrelse for to år og Hovedbestyrelsen godkender kredsledelse.
Kredslederens grundlæggende opgaver er beskrevet i FDFs vedtægter §7.
Formand for kredsbestyrelsen
Kredsens formand vælges blandt de valgte bestyrelsesmedlemmer ved konstituering umiddelbart efter årsmødet. Det er formanden, der leder bestyrelsesmøderne og indkalder til dem så ofte som det vurderes nødvendigt. Det er formandens opgave at have et overordnet fokus på kredsens langsigtede udvikling og sikre den demokratiske kultur i kredsen med rettidige afholdte årsmøder og kredsledervalg.
Det enkelte bestyrelsesmedlem hæfter ikke personligt for kredsens økonomiske forpligtelser.
Dog skal du være opmærksom på enkelte undtagelser: retsstridige handlinger og kautioner for eksempelvis et lån.
Retsstridige handlinger: Jævnfør folkeoplysningsloven §31, stk. 2. hæfter bestyrelsesmedlemmer personligt for det tilskud, som foreningen har modtaget, hvis kravet om tilbagebetaling er opstået på baggrund af en retsstridig handling, som kan tilregnes det pågældende bestyrelsesmedlem som forsætlig eller uagtsom.
Kautioner: Det frarådes at lave kautioner af enhver art. Hvis ikke kredsens formue og drift giver tilstrækkelig sikkerhed for eksempelvis et ønsket lån, er kredsen nok bedst tjent med ikke at optage lånet. Og i hvert fald gælder det, at den, der kautionerer for et lån til kredsen, må være indstillet på og have råd til at miste det kautionerede beløb, hvis kredsen ikke kan opfylde sine forpligtelser. Dette krav kan også gøres gældende lang tid efter, at det kautionerende bestyrelsesmedlem er udtrådt af bestyrelsen.
Opgaver i bestyrelsen
Opgaverne i bestyrelsen er mangeartede og varierer i arbejdsmængde. Opgaverne fordeler sig typisk i to kategorier: administrative og kredsudviklende. Kredserfaringer viser, at alle bestyrelser har glæde af en klar fordeling af roller og opgaver, samt et samlet overblik for bestyrelsens eget årshjul, så opgaver bliver løst fordelt over hele året mellem bestyrelsesmøderne til glæde og gavn for kredsens medlemmer.
I kan altid kontakte foreningsudviklerne i teamet for lokalt engagement for sparring og inspiration.
De administrative forpligtelser er besluttet i fællesskab på Landsmødet (som afholdes hvert andet år) og spiller op ad folkeoplysningslovens krav til det at være en folkeoplysende forening.
De administrative opgaver fordeler sig i tre kategorier: medlemmer, økonomi og foreningsdemokrati
Medlemmer:
- Ajourfør medlemslisten i Medlemsservice og indberet det til landsforbundet inden 15. januar hvert år.
- Udpeg en ansvarlig for børneattester, og sørg for at de indhentes. Alle over 15 år i kredsen skal opkræves gyldig børneattest.
- Vedtag i samspil med lederne kredsens samværspolitik årligt.
Økonomi:
- Opkræv løbende medlemskontingent.
- Udarbejd årsregnskab til kredsens årsmøde og indsend det til landsforbundet inden 15. marts hvert år.
Foreningsdemokrati:
- Afhold årsmøde årligt
- Konstituer bestyrelsen og fordel roller og opgaver. Ofte til første bestyrelsesmøde efter årsmøde.
- Udarbejd forretningsorden (spilleregler) for bestyrelsens arbejdsform.
- Før en beslutningsprotokol på bestyrelsesmøderne.
- Afhold kredsledervalg hvert andet år.
De kredsudviklende opgaver handler om at styrke kredsens fællesskab og aktiviteter. Det gælder også kredsens synlighed lokalt, i sognet og det øvrige byliv, og fremstår som et attraktivt og imødekommende voksen- og børnefællesskab.
Bestyrelsen kan frit vælge relevante tiltag for at styrke kredsens videre udvikling. FDF kredse landet over har i de senere år blandt andet gjort sig erfaringer indenfor følgende områder:
- Styrke trivslen blandt lederne i kredsen
- Forbedre faciliteterne for kredsens fysiske rammer
- Forretningsudvikle kredsens samlede økonomi
- Forenkling af kredsens administrative processer
- Skabe synlighed og anerkendelse lokalt via meningsfulde samarbejder, eksempelvis:
- Arrangere fastelavnsgudstjeneste med kirken
- Arrangere Legens dag i nabolaget
- Arrangere byens Sankt Hans
- Være aktive i borgeralliancer
- Invitere børnehaver til kredsaktiviteter
- Samarbejde om “Åben skole”