Retningslinjer vedr. økonomi i FDF

Vedtaget af hovedbestyrelsen den 12. marts 2022 med ikrafttrædelse samme dato.

Indledning 

Landsforbundets indtægter udgøres hovedsageligt af kontingenter fra FDF-kredsene, deltagerbetalinger fra medlemmerne samt offentlige midler fra Dansk Ungdoms Fællesråd og andre puljer. Når landsforbundet anvender midler er sigtet at fremme formålet og ambitionen i overensstemmelse med landsforbundets vedtægter og landsmødet beslutninger. Det bærende princip på alle niveauer i landsforbundet er på den baggrund, at økonomiske midler skal anvendes inden for formålet og at der skal tages skyldige økonomiske hensyn, herunder at midlerne skal anvendes produktivt og effektivt samt med den nødvendige grad af sparsommelighed og respekt for hvor pengene kommer fra. 

Dette notat indeholder retningslinjer og procedurer for økonomisk rapportering, herunder økonomisk årshjul for Landsforbundet FDF. 

Der beskrives beslutningshierarkier samt angives beløbsrammer for ledelse og ansatte ned i organisationen. Herudover beskrives kontrolmiljøet i FDFs økonomi herunder forventninger til hhv. politisk og daglig ledelse, kasserer, intern og ekstern revisor samt ansattes opgaver og forpligtelser.

Dokumentet gennemgås i ulige år ifm. ny forretningsorden for FDF. 

 

FDFs vedtægter 

  • Vedtægterne ændres og vedtages på FDFs landsmøde, ultimo i lige år. 
  • De til enhver tid gældende vedtægter ligger på FDFs hjemmeside. 

 

FDFs forretningsorden 

  • Forretningsordenen godkendes som et minimum hvert andet år af den nyvalgte hovedbestyrelse efter afholdt landsmøde.

 

Økonomi- og ledelsesfunktioner 

Følgende personer og persongrupper har med FDFs økonomi at gøre. 

  • Kasserer, subsidiært forretningsudvalget 
  • Generalsekretær 
  • Administrationschef 
  • Udviklingschef 
  • Centerchef 
  • Landslejrchef og landslejrkasserer 
  • Økonomimedarbejdere 

FDFs ledergruppe udgøres af alle ansatte med personaleansvar. Landslejrchefen dog som en undtagelse. 

 

FDFs Økonomirapportering 

Der rapporteres om økonomi til interessenter ud fra flg. retningslinjer. 

• FDFs ledergruppe og FDFs kasserer modtager pr. efterspørgsel en balance pr. ultimo mdr. fra FDFs bogholderi. 

• FDFs hovedbestyrelse modtager på kvartalsniveau en budgetopfølgning indeholdende oversigt med resultat ÅTD samt forventet årsresultat, herunder detaljering af udvalgte driftskonti. 

• FDFs kredse har adgang til de seneste årsregnskaber på FDFs hjemmeside. FDFs kredse har adgang til den løbende budgetopfølgning via de åbne HB-bilag på FDFs hjemmeside. Disse indeholder resultatopgørelse ÅTD og kommentararket. 

 

Økonomisk årshjul 

FDFs økonomi i et årsperspektiv. 

FDF regnskabsår følger kalenderåret. 

Årshjulet startende i januar er som følger: 

 Handlinger månedsniveauSærligt i lige år (landsmødeår)Særligt i ulige år (ikkelandsmødeår)
Januar

  - Afslutning af årsregnskab 

- Frist for aflevering af bilag medio januar. 

- Justering af blanketter og takster / fremskrivning af priser på lejeaftaler, kurser mv.

  
Februar   
Marts - 4. kvartals budgetopfølgning til hovedbestyrelsen.- Evt, princip- og politiske debatter vedr. økonomi 
April   - Landsmødebudget udarbejdes af ledergruppen efter indkomne ønsker 
Maj 

 - 1. kvartals budgetopfølgning til hovedbestyrelsen. 

- Hovedbestyrelsen godkender års- og fondsregnskab.

 - Landsmødebudget førstebehandles af kassereren 
Juni  - Landsmødebudget førstebehandles af FU 
Juli    
August - 2. kvartals budgetopfølgning til hovedbestyrelsen.- HBs 1. behandling af Landsmødebudget 
September  - HB vedtagelse af landsmødebudget- Frist for udvalg mv. for indsendelse af ændringer til budget for det kommende regnskabsår.
Oktober   - Kasserer/ledergruppe behandler ændringer til udvalgs- og projektbudgetter.
November  - 3. kvartals budgetopfølgning til hovedbestyrelsen.- Landsmødevedtagelse af landsmødebudget  - Justering af budget for det kommende regnskabsår fastlægges af kasserer/ledergruppe.
December    

 

 

RAMMER OG BEFØJELSER 

Beføjelser og økonomiske rammer 

Herunder beskrives FDFs beslutningshierarki samt med angivelse af rammebeløb fra FDFs ledelse til de enkelte ansatte i organisationen. Ansattes kontrakter skal referere til dette bilag såfremt en ansat har økonomisk forpligtende beføjelser. 

 

Dokumentation af omkostninger og forpligtelser 

HBs referater skal være skarpt formuleret på, hvad HB med deres vedtagelse giver tilladelse til og/eller hvad de tager til efterretning. Indstillingsformuleringer fra HB-bilag skal kopieres ind i referaterne. Det skal fremgå af referatet, hvis en ansat eller en folkevalgt har fået en bemyndigelse til at indgå en forpligtende aftale, med angivelse af den økonomisk ramme, der gives beføjelse til. 

Der skelnes mellem begreberne omkostning og forpligtelse. 

  • Omkostning forstået som en engangsbetaling for en ydelse eller et produkt, fx anskaffelse af solfanger til en ejendom, køb af kopiudstyr, indgåelse af fastprisaftale på et håndværksarbejde. 
  • Forpligtelse forstået som en løbende omkostning over tid, eksempelvis en kontrakt, leasingaftale, husleje mv. 

 

Budgetlægning og -styring 

Budgetterne styres fra de toårige landsmøde budgetter og ned på års-niveau, afdeling/konto samt enkelt projekt- og arrangementsniveau.

Landsmøde- og årsbudgetter: 

Vedtages for toårige perioder af Landsmødet. HB er forpligtet til at følge disse budgetter. Afvigelser skal fremgå af løbende budgetopfølgninger og regnskabsaflæggelse. Ved periodeforskudte omkostninger hen over flere år, er det FDFs kasserer samt én fra FDFs ledergruppe, der kan indgå aftale herom. Dette bør fremgå af ledelsesberetningen ifm. regnskabsaflæggelsen. Budgetønsker indsamles af FDFs ledergruppe og kasserer frem mod landsmøderne i lige år. 

Afdelingsbudgetter: 

FDFs kontoplan skal være budgetmæssig forankret på én fra FDFs ledergruppe. Eneste undtagelse er FDFs landslejr hvert femte år, som forankres på landslejrens kasserer. Fordelingen er som følger: 

Nummer NavnBudgetansvar
100000INDTÆGTER Generalsekretær/administrationschef
200000 PERSONALE Generalsekretær 
300000 AKTIVITETER Udviklingschef 
390000 MEDIERNE Generalsekretær 
400000 FDFs CentreCenterchef 
510000 KURSUSVIRKSOMHED Udviklingschef 
530000 HB-, FU- og STABSMØDERGeneralsekretær 
540000 LANDSMØDE/MIDTVEJSDEBATAdministrationschef 
600000 SERVICE OG ADMINISTRATIONAdministrationschef 
700000 AKTIVER Administrationschef 
800000 PASSIVER Administrationschef 
870000 LANDSLEJR Landslejrchef/landslejrkasserer

 

Projekt- og arrangementsbudgetter: 

Der skal altid lægges budget for et arrangement, et projekt, et center mv. Den budgetansvarlige fra ledergruppen indsamler ønsker og fastlægger budget for sit område hvert år. Den budgetansvarlige fra ledergruppen skal indhente og godkende delbudgetter samt godkende eventuelle afvigelser.

Budgetrammer: 

Når der foreligger et godkendt budget eller en godkendt budgetramme, kan den ansatte eller frivillige budgetansvarlige disponere indenfor denne ramme uden at indhente godkendelse fra ledelsen. 

Ledelsesmæssig fordeling af udvalg: 

FDFs ledergruppe sikrer en tydelig ledelsesmæssige fordeling af alle kurser, udvalg og enheder i Arenaen. 

 

Beslutningshierarki 

Det formelle beslutningshierarki i FDF er følgende: 

  1. Landsmøde 
  2.  Hovedbestyrelse 
  3. Forretningsudvalg 
  4. Generalsekretær 
  5. Øvrige medlemmer af FDFs ledergruppe 
  6. Medarbejdere og frivillige med reference til FDFs ledelse 

Disse niveauer får angivet beløbsrammer samt områder indenfor hvilke de kan disponere på FDFs vegne. Overskrides disse rammer eller områder skal niveauet over på forhånd godkende og attestere omkostningen eller 6 forpligtelsen. Der skal medgå en høj grad af skriftlighed i disse godkendelsesprocesser, dvs. at der som minimum skal ligge godkendelse i form af mail men helst en direkte attestation. 

 

Beføjelser og økonomiske rammer 

Såfremt der foreligger en godkendt budgetramme skal denne matrix kun tages i brug, når der er tale om overskridelse af et i forvejen godkendt budget. 

Beslutningsniveau Omkostning Forpligtelse Indholdsområder Krav om dokumentation
FDFs LandsmødeIntet loftIntet loftIngen begrænsningSkal fremgå af det pågældende landsmødereferat samt vedtagne budget for Landsforbundet.
FDFs HovedbestyrelseLandsmøde budgetrammen (intet loft)Landsmøde budgetrammen (intet loft)Ingen begrænsningSkal fremgå af det pågældende HB-referat indeholdende finansieringsplan.
FDFs Forretningsudvalg (kasserer, formand og næstformand) 250.000,- 250.000,-Ingen begrænsningSkal fremgå af det pågældende FU-referat indeholdende finansieringsplan.
FDFs Generalsekretær100.000,-Den samlede forpligtelse over tid må ikke overstige 100.000 kr.Alle budgetområder, der relaterer sig til stillingen samt funktionscheferne.FU skal orienteres pr. mail inden forpligtelsen indgås.
Øvrige medlemmer af FDFs ledergruppe50.000,-Den samlede forpligtelse over tid må ikke overstige 50.000 kr.Alle budgetområder, der relaterer sig til stillingenGeneralsekretæren skal medvirke inden forpligtelsen indgås.
FDFs medarbejdere / frivillige (funktioner, stillinger, tillidshverv, fx lønnet eller frivillig kursusleder)25.000,-Medarbejdere og frivillige kan ikke påføre FDF økonomiske forpligtelser.Indenfor budgetområdet der relaterer sig til den enkelte medarbejders stilling.Den budgetansvarlige fra ledergruppen skal medvirke inden aftalen indgås

 

Internt kontrolmiljø 

Risikoen for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl medtænkes i FDFs forhold på økonomiske dispositioner. Således skal der altid to ansatte til at udbetale penge for FDF. Disse har bl.a. til opgave at sikre, at der foreligger behørig attestation og godkendelse, før der udbetales penge. 

For at sikre en ensartethed hele vej ned gennem organisationen opereres med begreberne attestant og godkender i alle situationer, hvor der er penge i omløb. 

  • Attestanten er den person, der har stillet opgaven og dermed via sin attestation kan stå inde for den leverede ydelse, herunder mængde, kvalitet og beløb, fx en udvalgsformand, en kursusleder, et projektmedlem eller en ansat medarbejder. 
  • Godkender er den person, der har ansvaret via sin kontrakt eller sit kommissorium og dermed budget kan påføre FDF udgifter, fx en udvalgsformand eller en kursusleder med budgetansvar eller én fra FDFs ledergruppe. 
  • Ifm. udvalgs- og kursusudgifter kan der udpeges en frivillig næstformand eller økonomiansvarlig, der kan godkende formandens eller kursusleders udlæg og kørselsudgifter. 

Fakturaer, afregninger og lignende skal altid attesteres af minimum to personer, både en attestant og en godkender inden der kan ske betaling/udbetaling fra banken. Ved omkostninger eller forpligtelser over 25.000 kr. skal godkenderen altid være én fra FDFs ledergruppe, dog undtaget ved landslejre, hvor godkenderen altid skal være landslejrens kasserer. 

Afvigelse af dobbelt godkendelse kan ske når følgende tre vilkår er opfyldt: 

  1. attestant og godkender er samme person og vedkommende er medlem af FDFs ledergruppe 8 
  2. der foreligger en af den budgetansvarlige godkendt budgetramme, som der disponeres indenfor og 
  3. omkostningen overstiger ikke godkenderens beløbsmæssige beføjelser jf. ovenstående skema. 

Attestation og godkendelse kan være elektronisk i form af f.eks. en email eller via et IT-system indrettet til formålet. 

 

Retningslinier og vejledning for frivillige funktioner i FDFs økonomi 

FDFs kasserer – subsidiært FDFs Forretningsudvalg 

Forretningsudvalget, underforstået kassereren, følger på hovedbestyrelsens vegne landsforbundets økonomi og er overfor hovedbestyrelsen og landsmødet ansvarlig for udarbejdelse/aflæggelse af landsforbundets budgetter og regnskaber. Kassereren deltager i alle væsentlige økonomiske afgørelser. 

Kassererens opgaver og ansvar: 

  • Udarbejder landsmødebudget i tæt samarbejde med FDFs ledergruppe og udvalgte aktører, frivillige såvel som ansatte. 
  • Godkendelse af projekt- og arrangementsbudgetter på større lejre, projekter og/eller initiativer. 
  • Deltager i udarbejdelse af budgetopfølgninger til hovedbestyrelsen i samarbejde med administrationschefen og FDFs bogholderi. 
  • Politisk ansvarlig for Landsforbundets økonomi herunder prioriteringer og investeringer samt udarbejdelse af årsregnskabet med ledelsesberetning til FDFs ejerkredse. 
  • Deltagelse i relevante møder herunder HB-møder, FU-møder, regnskabsmøder, møder med revisorer, møder med eksterne partnere eller andre repræsentative møder. 

 

FDFs interne revisor 

FDFs interne revisor vælges på FDFs Landsmøde og sidder for 2 år ad gangen. Den interne revisor varetager overfor FDFs øverste myndighed landsmødet, funktionen med at kontrollere driften af Landsforbundet. Den interne revisor sikres adgang til samtlige referater og bilag fra HB-møder for at kunne udføre sit hverv. 

Opgaver og ansvar: 

  • Kontrollere at landsmødevedtagne beslutninger og budgetter overholdes samt, at hovedbestyrelsen træffer beslutninger indenfor disse rammer. 
  • Kontrollere at budgetafvigelser indenfor både drift og udvikling behandles på hovedbestyrelsens møder samt, at beslutninger og bevillinger føres til protokol og dermed fremgår af hovedbestyrelsens referater. 
  • Kontrollere at Landsforbundets vedtægter overholdes, samt at beslutninger i hovedbestyrelsen holdes indenfor disse rammer. 

Den interne revisor påtegner Landsforbundets regnskab, og bekræfter herved at have orienteret sig om Hovedbestyrelsens beslutninger og Landsforbundets drift. Der tages referat fra de årlige regnskabsmøder hvor også den interne revisor kan sætte punkter på dagsordenen. Såfremt der er forhold/beslutninger, som den interne revisor påpeger er taget udover Hovedbestyrelsens beføjelser, meddeles dette FDFs formand og kan i sidste ende frembringes på Landsmødet. 

Opgaver og forpligtelser for FDFs eksterne revisor fremgår af det til hver en tid gældende revisionsprotokollat som ajourføres årligt ifm. årsregnskabsafslutningerne.