Tilmelding
Tilmelding til kurser og arrangementer i FDF foregår i Medlemsservice
Foto: Asbjørn Laurberg
Tilmeldingssystemet spiller sammen med Carla
Event-IT (tidligere Flexbillet) er integreret med Carla omkring medlems- og rollestyring:
- Liveopslag på roller som kursusansvarlig, kasserer.
- Liveopslag på medlemmer og klassetilknytning i Carla i forhold til kontingent- og arrangementsstyring i Event-IT.
Automatisering af flere workflows i forbindelse med kursustilmelding, herunder kredsens accept/afvisning af deltagelse, betaling og så videre.
Ny praksis i landsforbundet
Ændringer i den administrative praksis omkring landsforbundets kurser og arrangementer i FDF vil være:
- Straksafregning for ikke-medlemmer efter et live medlemstjek i Carla.
- Nyt flow for godkendelse i forbindelse med deltagelse, hvor kredsens kursusansvarlig aktivt skal godkende deltagelsen.
- Nyt betalingsflow efter godkendelse, hvor kredsens kasserer, inden kurset afvikles, skal betale deltagerafgiften.
- Faktura udstedes straks i forbindelse med tilmelding, og betalingsfrist ligger fremover altid før kursets afvikling.
- Forbundet skal fremover aktivt godkende deltagelse i de tilfælde, hvor der ikke kan ske betaling inden kursets afvikling. Ved aftale om udsat betalingsfrist overgår dette mellemværende til FDFs bogholderi og der påføres fremover et administrationsgebyr.
- FDF er dataansvarlig for alle oplysninger der leveres til Flexminds, og der er indgået en persondataaftale mellem FDF og Flexminds, som sikrer Flexminds’ brug af FDFs data.
- Landsforbundets handelsbetingelser og retningslinjer for tilmeldinger er opdateret som en følge af disse ændringer.
Spørgsmål og svar
Q: Er det frivilligt at bruge Event-IT som kreds?
A: Ja, kreds-delen, hvor I lokalt kan oprette lejrture og administrere kontingenter, er helt frivilligt. Kredsens administration af deltagere på forbundets arrangementer sker dog obligatorisk i Event-IT, så rollerne kasserer og kursusansvarlig er forpligtet på at kunne anvende systemet, ligesom deltagere skal kunne findes i Carla.
Q: Hvis jeg ikke findes i Carla - eller har forkerte oplysninger, hvad sker der så?
A: Man kan ikke tilmelde sig som en kreds-deltager, hvis ikke Event-IT finder medlemmet i Carla. I så fald sættes man til straksafregning. Ved forkerte oplysninger kan dele af informationerne rettes i forbindelse med tilmeldingen, men vær opmærksom på, at de ikke skrives retur til Carla. Forkerte medlemsdata skal altid rettes i Carla.